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1 Introdução
Os arquivos sao unidades administrativas indispensaveis ao bom desempenho das instituicoes, porem, na sua maioria, sao desprezados pelas proprias instituicoes as quais pertencem, sendo muitas vezes vistos, apenas, como um local onde se guardam os documentos.
A premencia de encontrar alternativas para essa realidade e o que resultou na criacao do plano de gestao documental, como alternativa para superar essa situacao. Na consecucao do plano de gestao documental tem-se como primeira etapa a realizacao do diagnostico, que e o levantamento dos dados referentes ao arquivo, considerando os aspectos relativos a instituicao, aos recursos materiais e humanos, ao acervo e a estrutura fisica do mesmo.
E preciso que se conheca a importancia da elaboracao de diagnosticos de arquivos como primeiro passo para se alcancar uma gestao dos documentos e, tambem, dos arquivos a fim de que os mesmos correspondam as verdadeiras necessidades de informacao das instituicoes.
Hoje varias instituicoes ja concluiram diagnosticos de seus arquivos e algumas ja iniciaram a aplicacao do plano de gestao documental tao necessario as instituicoes, que tiveram seus arquivos marcados por problemas como de espaco fisico, de armazenamento desordenado e, consequentemente, de dificuldade de recuperacao da informacao.
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I FÓRUM INTERNACIONAL DE ARQUIVOLOGIA – UEPB – Campus V - João Pessoa, 25 a 27 de novembro de 2008.
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS: INSTRUMENTO DE AÇÃO EFETIVA NA GESTÃO DOCUMENTAL
Lucienne da Costa Ferreira
Denise Gomes Pereira de Melo
http://www.arquivistica.net
Gabarito: E
A alternativa A está incorreta. Guia de fontes é um instrumento fornecido geralmente à imprensa ou a pesquisadores listando pessoas ou instituições aptas a falar ou compartilhar informações sobre determinados temas. Não tem qualquer relação com a questão.
A alternativa B está incorreta. O plano de destinação é a informação contida na Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos e indica se o documento em análise será eliminado ou arquivado em caráter permanente. Também não se relaciona ao tema do enunciado.
A alternativa C está incorreta. Não guarda qualquer relação com o tema.
A alternativa D está incorreta. Aproxima-se um pouco mais do estudado, mas não é exatamente o que estamos procurando, ou seja, uma resposta relacionada ao levantamento de dados, diagnóstico e plano de ação.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O levantamento de dados e a posterior análise da situação encontrada, ao longo do processo de organização e administração dos arquivos, dá ao arquivista a possibilidade de elaborar um diagnóstico da situação arquivística em questão.
Fonte: Estratégia.