Gab (C) - Classificação é uma das atividades de protocolo.
Classificação - Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação¹ da instituição. Em termos técnicos: operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Separar os documentos de acordo com o destinatário, é a separação por área ou assunto. Documentos particulares e sigilosos do envelope já constam o destinatário.
. a melhor forma de organizar os documentos produzidos ou recebidos por um órgão no exercício de suas funções e atividades, ocorre através da classificação.
¹Plano de classificação - na organização de um arquivo, é um plano que estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente, é elaborado de acordo com as atividades exercidas pelo órgão fazendo com que, com este plano, a operacionalização da gestão de documentos seja eficiente. Do contrário, sem este plano, a gestão de documentos seria uma zona. Portanto, podemos dizer que um plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão (permitindo o arquivamento correto dos documentos). Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
. Instrumentos utilizados para classificar os documentos
. . Plano de classificação: Fase corrente e intermediária
. . Quadro de arranjo: Fase permanente
Questão
A classificação de documentos de arquivo é uma função matricial no saber-fazer arquivístico. Sem classificar é praticamente impossível trabalhar com avaliação, descrição e por consequência disponibilizar acesso à informação. Após evidenciar a importância desta função no exercício do profissional de arquivo, marque a alternativa que define a classificação de documentos de arquivo.
A (❌) É a função que possibilita a adequada destinação de prazos de guarda e destinação da documentação arquivística.
Trata-se da definição de avaliação.
B (❌) É a função que estabelece pontos de acesso, que tem por objetivo principal a recuperação de documentos.
Trata-se de uma das atividades da descrição.
C (✅) É a função que está ligada à criação e utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e intermediárias.
O principal produto da função de classificação é o Plano de Classificação de documentos.
D (❌) É a função que está ligada à criação e utilização de índices e de vocabulários controlados, atualmente, no Brasil. O modelo de instrumento de classificação aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE).
Trata-se de mais um conceito relativo a descrição.
Gabarito letra C. ✅