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Gabarito: A
I. Correto
O método de arquivamento é determinado
pela natureza dos documentos (ostensivos ou sigilosos) e
pela estrutura da entidade (público ou privada)
II. Correto
Os métodos de arquivamento são divididos em 02 classes:
Básicos (Alfabeto, geográfico, ideográfico, simples, cronológico, dígito terminal e numérico) e Padronizados (Automático, Sondex, Mnemônico, Roneo, Variadex)
III. Correto
Há dois grandes sistemas de arquivamento:
direto (a busca é feita direto no local de guarda do documento) e
indireto (a busca é feita mediante consulta de índice alfabético remissivo)
IV. Errado
O método automático faz parte da classe dos básicos.
(faz parte do método de arquivamento padronizado)
Fonte: anotações dos comentários dos colegas do Qc
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GABARITO: A (I, II e III corretas)
IV. O método automático faz parte da classe dos básicos. (incorreta)
Métodos de arquivamento:
➔ BÁSICOS: Alfabético, Geográfico, Numérico e Ideográfico.
➔ PADRONIZADOS: Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo
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E o método semi-indireto que vários autores defendem?
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Métodos de arquivamento.
os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
*Há os métodos diretos que permitem a busca do documento no próprio local de arquivamento sem a necessidade de um índice auxiliar. Característica: organizam por nome; e os métodos indiretos em que é necessária a adoção de um índice por nome. Característica: a ordenação é feita por número.
*Método vertical e horizontal: quando o documento é acondicionado em seu local de guarda.
*Métodos padronizados: Variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo
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Renata : É possível se falar também no sistema “semi-indireto”, com o método alfanumérico (combinação de letras
e números).
Os métodos padronizados são decorrentes da evolução das organizações e de sua necessidade de arquivar.
Método automático: não possui aplicação prática nos arquivos no Brasil nem detalhamento teórico nos principais autores da literatura.
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Gabarito: A.
Quais são os métodos de arquivamento que pertencem à classe básica?
#GINA
- Geográfico;
- Ideográfico;
- Numérico;
- Alfabético.
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Resolução:
I. Quanto à natureza dos documentos, os arquivos são classificados como especiais ou especializados (repare que não estamos falando da natureza do assunto dos documentos e sim da natureza dos documentos). A estrutura da entidade pode ser entendida como o porte da entidade. Cert
II. Sim, os básicos envolvem o método alfabético, numérico, geográfico e ideográfico, com suas respectivas subdivisões. Os padronizados trabalham com o variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Certa.
III. Exatamente. No direto, a busca é feita sem a necessidade de um instrumento de localização adicional. No indireto, ao contrário, há essa necessidade para que os documentos possam ser localizados. Certa.
IV. O automático faz parte dos padronizados. Errada.
Resposta: A
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E o método semi-indireto que vários autores defendem?
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e o método Alfanumérico?
é um método Semi-indireto e não é básico, nem padronizado.
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Sistema DIRETO: É aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema INDIRETO: É aquele em que, para se localizar um documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código.
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Os métodos de arquivamento são:
Básico: Alfabético, Numérico (divide-se em 3 sub grupos: Simples, Cronológico e Dígito-Terminal), Ideográfico (que pode ser: Ideográfico Alfabético -> Enciclopédia e Dicionário/ Ideográfico Numérico -> Duplex, Decinal e Unitermo) e Geográfico.
Padronizados: Soundex, Variadex, Mnemônico, Automático e Rôneo.
Temos também o Alfanumérico que não pertence nem ao básico nem ao padronizado e possui um sistema semi-indireto o qual também é único dele.
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Assertiva IV, incorreta.
Básicos: (AGIN)
Alfabético, Geográfico, Numérico e Ideográfico.
Padronizados: (VASO MR)
Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo
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Como o Alfanumérico não se enquadra nem no básico e nem no padronizado, imaginei que ele fosse a 3º classe :(
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Natureza
Do assunto : Ostensivo e sigiloso
Do documento: Especial e especializado
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- Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades;
- Existem dois grandes sistemas em relação à ordenação dos documentos de um arquivo:
- Sistema direto: abrange métodos que permitem o acesso direto ao documento, ao local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;
- Sistema indireto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se ter acesso ao documento.
- O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões;
- Método alfabético (sistema direto): utiliza da alfabetação para organizar os documentos e pastas. Algumas regras:
- Considera-se sempre o último sobrenome. Ex: João da Silva Santos = Santos, João da Silva;
- No caso de dois sobrenomes iguais, deve se analisar o prenome;
- Preposições (“de”, “da”) não são partes do último sobrenome. Ex: José da Silva = Silva, José da;
- Sobrenomes compostos não se separam. Ex: José Castelo Branco = Castelo Branco, José;
- Graus de parentesco são partes do último sobrenome, porém não são levados em consideração na organização alfabética. Ex: João Souza Neto = Souza Neto, João;
- Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre parênteses. Ex: Dr. José de Oliveira = Oliveira, José de (Dr.);
- Nomes estrangeiros seguem o mesmo padrão, com exceção daqueles de origem árabe, japonesa ou chinesa (orientais), os quais são dispostos do jeito que se apresentam. Ex: Muhammad Ali = Muhammad Ali;
- Nomes de empresas são registrados da forma que se apresentam, retirando os artigos e preposições, caso tenham. Ex. O Globo = Globo (O);
- Nomes de conferências, reuniões e assembléias em geral são escritos por extenso e, caso tenham números, estes são apresentados ao final, entre parênteses. Ex: IV Congresso Nacional dos Concurseiros = Congresso Nacional dos Concurseiros (IV).
- Método geográfico (sistema direto): os documentos são organizados de acordo com o local de sua procedência, podendo ser dispostos por cidades, Estados ou países;
- Método numérico (sistema indireto):
- Numérico simples: as pastas são enumeradas e a identificação de cada número é feita por meio de um índice, denominado onomástico;
- Numérico cronológico: neste método, os documentos também são organizados por números, porém a atribuição destes segue uma ordem cronológica;
- Dígito-terminal: usado quando há um grande volume de informação. Desta forma, para evitar o trabalho com um número muito extenso, fraciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a trabalhar com cada par individualmente, da direita para a esquerda.
- Método Ideográfico (sistema indireto): traz a organização dos documentos por assunto. Ex: Pasta “folhas de pagamento”, “registros de ponto”, “escalas de trabalho”, etc. Com o fim de facilitar o arquivamento, é possível utilizar os métodos duplex ou decimal, os quais basicamente consistem na atribuição de códigos e notações numéricas a cada assunto.
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Perguntei dentro do metrô (*método) para o muçum, a Gina mora aqui?
Ele respondeu:
GINA MoRAVS
➔ BÁSICOS: Alfabético, Geográfico, Numérico e Ideográfico.
➔ PADRONIZADOS: Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo
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Essa banca não segue uma linha de pensamento e isso é ruim de mais. Questões atrás que eu fiz ela considerou que seriam 3 métodos de arquivamento e nessa questão considerou 2. Ai é f.. questão fácil mas isso dificulta o entendimento e contar com a sorte no dia da prova se cair sobre isso.
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I. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade. CERTO
II. Os métodos de arquivamento são divididos em 02 classes: básicos e padronizados. CERTO
III. Há dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto. CERTO. HÁ TAMBÉM O SEMI-DIREITO
IV. O método automático faz parte da classe dos básicos. ERRADO. FAZ PARTE DOS PADRONIZADOS.
Ou você reclama e estuda, ou somente estuda. Qual é a sua escolha?
Dedicação é a única opção!
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A questão versa sobre as características da estrutura inerente aos métodos de arquivamento, como a classe e o sistema.
I. Natureza dos documentos quer dizer que os documentos podem ser especiais ou especializados. Estrutura da entidade significa o porte da entidade. Ambos devem ser levados em consideração para a escolha do melhor método de arquivamento a ser aplicado no conjunto documental. Certa.
II. Os básicos compõem os métodos alfabético, ideográfico, numérico e geográfico, e suas subdivisões. Os padronizados incluem o rôneo, variadex, soundex, mnemônico e automático. Certa.
III. O sistema direto significa que os documentos podem ser localizados diretamente no local de arquivamento. O sistema indireto significa que os documentos necessitam de instrumentos adicionais de localização para serem encontrados. Certa.
IV. O método automático é padronizado, e não básico. Errada.
Gabarito do Professor: Letra A.