GABARITO: LETRA A
1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental. Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída).
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.