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Fases da gestão de documentos:
Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental. Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação); – controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas; – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades. Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1 a e 2 a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos.
Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída).
Fonte: Arquivologia para concursos - Renato Valentini.
Gabarito: C
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Falou em elaboração de normas de acesso, marca utilização de documentos sem medo. Se esse conceito fosse um jogador de futebol, seria o Neymar: cai direto.
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GAB [C] AOS NÃO ASSINANTES.
#NAOAREFORMAADMINISTRATIVA.
#ESTABILIDADESIM.
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A resposta é quase o que Marilena fala em seu livro:
“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições”.
Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (ed 3, pág 54)
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Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos.
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GABARITO C
FASE >>>>Utilização de documentos.
Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases com facilidade:
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Utilização de Documentos (Segunda fase): tramitação ----> uso.
-Fases do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação);
-Expedição;
-Organização;
-Arquivamento em documentos em fase corrente e intermediária,
-Elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta);
-Recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
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GABARITO: C.
→ Utilização (ou “Utilização e conservação”):
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.