✅ Gabarito: D
As etapas de controle realizadas pelo protocolo, que são:
1) Recebimento;
2) Registro;
3) Autuação;
4) Classificação;
5) Expedição/Distribuição;
6) Controle/Movimentação
→Recebimento
Consiste basicamente em receber toda a documentação que irá circular no órgão. Não é à toa que o protocolo é normalmente instalado na entrada do órgão, onde geralmente há um balcão onde o usuário dá entrada em suas solicitações
→Registro de documentos
Uma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de ser transformado em processo), o Setor de Protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema
→Autuação de Documentos
Uma vez cadastrado, o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo. Essa transformação é chamada de autuação (no dia a dia é comum chamarmos de abertura ou formação de processo).
→Classificação
Consiste em separar os documentos de acordo com o destinatário. Uma vez que os documentos foram registrados e, se necessário, autuados, já foi feita a identificação da área responsável por aquele assunto, a quem deverá ser entregue.
→Expedição de Documentos
Uma vez separada a documentação aos destinatários, procede-se a entrega. Quando o destinatário é externo à instituição, a entrega é chamada de expedição.
→Distribuição de Documentos
A distribuição é a mesma entrega de documentos aos destinatários – internos do órgão, ou seja, neste caso, o documento não sai da instituição
→Controle / Movimentação
Uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos tramitarão até serem resolvidos. A partir de então, é importante criar mecanismos que permitam controlar essa tramitação.
Esse controle pode ser feito com o livro de protocolo (que funciona bem em empresas pequenas), as fichas de protocolo (bastante utilizadas há 15 ou 20 anos no serviço público, mas atualmente em desuso) ou os sistemas informatizados de protocolo, que são os mais comuns, dada a facilidade que oferecem para o controle da movimentação.
Fonte:Gran Cursos