Questão 466081

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: ME
• Ano: 2008
• Provas: CESPE - 2008 - ME - Arquivista
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A gestão de documentos originou-se da impossibilidadede se lidar, de acordo com moldes tradicionais, com as massascada vez maiores de documentos produzidos pelas administraçõespúblicas americanas e canadenses. Assim, com base nas soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos da América e do Canadá, no final da década de 1940, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. 

_{Maria Odila Fonseca. Informação, arquivos e instituições arquivísticas. In: Arquivo e administração. Rio de Janeiro, v. 1, n.º 1, p. 33-4, jan./jun/1998 (com adaptações).}

Considerando o texto acima, julgue os itens de 21 a 34, acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicados aos arquivos governamentais.

A fase de utilização e conservação de um programa de gestão de documentos é constituída de instrumentos para a gestão de correspondências, formulários e informes.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• Errado. 

  a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.

    Esta fase abrange os seguintes elementos:

    – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);

    – controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);

    – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);

    – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;

    – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação

• Isso é coisa da fase de produção. Segundo Jardim:

  A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:

  - produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;

  - utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

  - destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas. 

  Fonte: https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf (pág 1)