Questão 466093

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: ME
• Ano: 2008
• Provas: CESPE - 2008 - ME - Arquivista
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A gestão de documentos originou-se da impossibilidadede se lidar, de acordo com moldes tradicionais, com as massascada vez maiores de documentos produzidos pelas administraçõespúblicas americanas e canadenses. Assim, com base nas soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos da América e do Canadá, no final da década de 1940, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. 

_{Maria Odila Fonseca. Informação, arquivos e instituições arquivísticas. In: Arquivo e administração. Rio de Janeiro, v. 1, n.º 1, p. 33-4, jan./jun/1998 (com adaptações).}

Considerando o texto acima, julgue os itens de 21 a 34, acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicados aos arquivos governamentais.

Um programa de gestão de documentos deve contemplar o ciclo de vida dos mesmos, garantir a acessibilidade, manter os documentos em ambiente seguro, retê-los somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação e implementar estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: C

Comentários

• 1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.

    Esta fase abrange os seguintes elementos:

    – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);

    – controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);

    – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);

    – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;

    – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.

    2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

    Esta fase abrange os seguintes elementos:

    – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;

    – política de acesso aos documentos.

    3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no 3

  
  

  
  

  FONTE: VALENTI, RENATO.

• Certo! Questão retirada do e-arq Brasil:

  O programa de gestão arquivística de documentos deve:

  - contemplar o ciclo de vida dos documentos;

  - garantir a acessibilidade dos documentos;

  - manter os documentos em ambiente seguro;

  - reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação;

  - implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário;

  - garantir as seguintes qualidades do documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

  Fonte: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/earqbrasil_model_requisitos_2009.pdf (pág 21)