Questão 466102

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: ME
• Ano: 2008
• Provas: CESPE - 2008 - ME - Arquivista
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Administração de Arquivos; Diagnóstico de Arquivos

A gestão de documentos originou-se da impossibilidadede se lidar, de acordo com moldes tradicionais, com as massascada vez maiores de documentos produzidos pelas administraçõespúblicas americanas e canadenses. Assim, com base nas soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos da América e do Canadá, no final da década de 1940, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. 

_{Maria Odila Fonseca. Informação, arquivos e instituições arquivísticas. In: Arquivo e administração. Rio de Janeiro, v. 1, n.º 1, p. 33-4, jan./jun/1998 (com adaptações).}

Considerando o texto acima, julgue os itens de 21 a 34, acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicados aos arquivos governamentais.

O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• Errado.

  
  

  Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35)

    1o) levantamento de dados;

    2o) análise dos dados coletados;

    3o) planejamento;

    4o) execução ou implantação e acompanhamento.

    1.2.1. Levantamento de dados

    O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é fundamental conhecer o seu “organograma”, para se ter uma ideia da estrutura hierárquica dos órgãos detentores da documentação. Por fim, faz-se a coleta de dados (informações) inerente à documentação institucional (o gênero, a espécie, o estado físico do documento, o volume do acervo, entre outros), para se poder traçar um diagnóstico dentro da realidade da empresa.

    Abaixo daremos exemplos de assuntos que podem constar dos questionários:

    • frequência de consulta ao acervo;

    • localização física dos arquivos (áreas de armazenamento);

    • formas de acondicionamento;

    • existência de documentos sigilosos;

    • mobiliário utilizado;

    • uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);

    • pessoal responsável pela documentação (recursos humanos);

    • métodos de arquivamento utilizados;

    • tipos de formulários;

    • procedimentos para empréstimo de documentos etc

  
  

  
  

  FONTE: RENATO VALENTINI - PAES

• Complementando...
  
  

  De acordo com JOÃO TIAGO E LEONARDO REIS, diagóstico documental é uma análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrurura e ao funcionamento do arquivo da empresa. Em síntese, é preciso, então, conhecer o contexto em que está inserido o arquivo na instituição, no sentido de planejar melhorias para a situação encontrada.
  
  

  (CESPE/MPE-PI/ANALISTA MINISTERIAL-DOCUMENTAÇÃO/2012) O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização. C

• Esse é um dado a ser coletado, mas não é o principal. O erro tá aí.

  Como os colegas já disseram, o diagnóstico busca conhecer estrutura organizacional, funções, atividades, a organização e o próprio sujeito acumulador.