SóProvas


ID
466102
Banca
CESPE / CEBRASPE
Órgão
ME
Ano
2008
Provas
Disciplina
Arquivologia
Assuntos

A gestão de documentos originou-se da impossibilidadede se lidar, de acordo com moldes tradicionais, com as massascada vez maiores de documentos produzidos pelas administraçõespúblicas americanas e canadenses. Assim, com base nas soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos da América e do Canadá, no final da década de 1940, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. 

Maria Odila Fonseca. Informação, arquivos e instituições arquivísticas. In: Arquivo e administração. Rio de Janeiro, v. 1, n.º 1, p. 33-4, jan./jun/1998 (com adaptações).

Considerando o texto acima, julgue os itens de 21 a 34, acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicados aos arquivos governamentais.

O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental.

Alternativas
Comentários
  • Errado.


    Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35)

      1o) levantamento de dados;

      2o) análise dos dados coletados;

      3o) planejamento;

      4o) execução ou implantação e acompanhamento.

      1.2.1. Levantamento de dados

      O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é fundamental conhecer o seu “organograma”, para se ter uma ideia da estrutura hierárquica dos órgãos detentores da documentação. Por fim, faz-se a coleta de dados (informações) inerente à documentação institucional (o gênero, a espécie, o estado físico do documento, o volume do acervo, entre outros), para se poder traçar um diagnóstico dentro da realidade da empresa.

      Abaixo daremos exemplos de assuntos que podem constar dos questionários:

      • frequência de consulta ao acervo;

      • localização física dos arquivos (áreas de armazenamento);

      • formas de acondicionamento;

      • existência de documentos sigilosos;

      • mobiliário utilizado;

      • uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);

      • pessoal responsável pela documentação (recursos humanos);

      • métodos de arquivamento utilizados;

      • tipos de formulários;

      • procedimentos para empréstimo de documentos etc



    FONTE: RENATO VALENTINI - PAES

  • Complementando...

    De acordo com JOÃO TIAGO E LEONARDO REIS, diagóstico documental é uma análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrurura e ao funcionamento do arquivo da empresa. Em síntese, é preciso, então, conhecer o contexto em que está inserido o arquivo na instituição, no sentido de planejar melhorias para a situação encontrada.

    (CESPE/MPE-PI/ANALISTA MINISTERIAL-DOCUMENTAÇÃO/2012) O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização. C

  • Esse é um dado a ser coletado, mas não é o principal. O erro tá aí.

    Como os colegas já disseram, o diagnóstico busca conhecer estrutura organizacional, funções, atividades, a organização e o próprio sujeito acumulador.