CERIMONIALISTA
O cerimonialista é o responsável pela organização/assessoramento do cerimonial. Suas principais atribuições são: escrever script em conjunto com o responsável/demandante do evento; conferir a posição e ordem das bandeiras; checar a presença de autoridades; organizar a ordem dos pronunciamentos; definir a composição da mesa de autoridades com o responsável/demandante do evento; reservar cadeiras para demais autoridades; preparar as nominatas; conferir os hinos; orientar o mestre de cerimônias; além de preservação da etiqueta de cada cultura nas cerimônias. Em eventos sociais, é comum a utilização da terminologia cerimonialista como um sinônimo de produtor, isto é, de pessoa que assume funções de organização do evento. Não se recomenda a utilização desta terminologia neste sentido no contexto da RFEPCT.
MESTRE DE CERIMÔNIAS
O mestre de cerimônias é o responsável pela condução do cerimonial. Não é recomendável que o mestre de cerimônias acumule a função de cerimonialista.
O mestre de cerimônias deverá ter um mínimo de conhecimento das normas e regras que regem as solenidades, boa dicção, discrição e tranquilidade, senso de comando, responsabilidade, pontualidade e um visual e comportamento compatíveis com o trabalho que está realizando.
As atribuições do Mestre de Cerimônias são: checar o script do evento com o cerimonialista; checar as instalações da tribuna, a posição da panóplia e das bandeiras; o funcionamento de microfones; o número de cadeiras da mesa diretiva. Também compete a esse profissional ler cuidadosamente os nomes das autoridades.
Pode se afirmar que o Mestre de Cerimônias dá o tom ao cerimonial, pela sua postura e atitude.
ANFITRIÃO
Assume as funções de anfitrião a maior autoridade da instituição promotora do evento. Cabe ao anfitrião receber e cumprimentar os convidados do evento, além de realizar a fala de boas-vindas no ato solene de abertura
ORGANIZADOR DO EVENTO
É organizador quem por encargo ou investidura formal - o cargo pode variar de acordo com a instituição da Rede Federal - responde pelos aspectos técnicos inerentes à organização do evento. Compete a ele o desenvolvimento das soluções necessárias para realização do evento, incluindo a organização da equipe de trabalho, o contato com fornecedores e parceiros, vistorias do local, entre outros, conforme NBR 16.513.