Com exceção às comunicações assinadas pelo Presidente da República, o ofício deve trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede abaixo do local de sua assinatura (correta).
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem informar o signatário segundo o padrão:
a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado em letras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do signatário;
b) cargo: cargo da autoridade que expede o documento, redigido apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e
c) alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página.
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Compreende documento interno, que deve utilizar como fecho documental Respeitosamente para autoridades de mesmo nível hierárquico (errada).
a) Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos:
Atenciosamente,
O vocativo a ser empregado ao Reitor de uma universidade federal é Excelentíssimo Senhor Reitor e o pronome de tratamento é Magnífico Reitor (errada/desatualizada).
Com a atualização do Manual, isso fora retirado.
Na configuração documental, o local e a data de expedição do documento localizam-se do lado esquerdo, e utiliza-se o vocativo Digníssimo para autoridades superiores ao remetente do documento.
f) alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.
Em comunicações oficiais, está abolido o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo (Ilmo.).
Evite-se o uso de “doutor” indiscriminadamente. O tratamento por meio de Senhor confere a formalidade desejada.