Há que se considerar
dois aspectos fundamentais: a natureza dos documentos a serem
arquivados e a estrutura da entidade que está sendo organizada.
Em
resumo, em um arquivo, há a possibilidade da adoção de diversos métodos de
arquivamento diferentes, sendo que para cada tipo de documento deve-se realizar
um estudo a fim de verificar a melhor forma de ordenação.
Um mesmo tipo de
documento, inclusive, pode ser organizado de maneiras diferentes em
instituições distintas. Uma empresa pode organizar seus contratos em ordem
alfabética e outra por data de assinatura, por exemplo.
Conhecer a estrutura
e o funcionamento da instituição é, portanto, requisito essencial na definição
da melhor forma para organizar o arquivo.
A seguir, algumas questões de concursos anteriores, onde o assunto foi abordado de forma CORRETA.
(Cespe-UnB – ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe.
(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) – A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados.
(Cespe-UnB – Hemobras/2008) A atividade de classificação de documentos de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a serem classificados.
(Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.
(Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) A escolha do método de arquivamento possui uma relação direta com as atividades funcionais da organização a que se destina, pois precisa atender às necessidades da mesma.
(Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
(Cesgranrio-BNDES / 2004) A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
As questões a seguir forma consideradas INCORRETAS, a partir do que foi exposto anteriormente.
(Cespe-UnB-STM / 2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método de arquivamento único.
(Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.