-
GABARITO: LETRA D
Protocolo: – denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
– denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
– livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
• recebimento e classificação;
• registro e movimentação.
O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.
Dicas de Prova:
1) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle;
2) São consideradas atividades de controle:
• recebimento;
• classificação;
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
3) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo;
Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.
4) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no canto superior direito.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.
-
[GABARITO: LETRA D]
O protocolo realiza as seguintes atividades :
– Recebimento
– Registro
– Autuação
– Classificação
– Expedição/Distribuição
– Controle/Movimentação
RECEBIMENTO
É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
REGISTRO
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
AUTUAÇÃO
É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.
CLASSIFICAÇÃO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)
GRAN CURSOS.
-
PROTOCOLO
- Serviço / Setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição (interna), expedição (externa) e controle da tramitação de documentos.
-
Gabarito D
→ O protocolo executa:
- recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros);
- separação da correspondência oficial da particular;
- colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras;
- elaboração de resumo do assunto;
- encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário;
- controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização;
- expedição de correspondências a outras instituições.
→ NÃO é competência do protocolo:
- ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS;
- FORMULAÇÃO DE DESPACHOS;
- ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS;
- EMPRÉSTIMOS;
- Nenhum documento poderá permanecer por mais de 24h nos protocolos. Salvo aqueles recebidos às sextas-feiras, vésperas de feriado.
-
O Protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Nesse setor são desenvolvidas as atividades de recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
Outra característica importante é que esse setor somente controla a movimentação dos documentos por meio das atividades citadas, mas não empreende nenhuma outra ação nos documentos, como despachos e análises.
a) Registro é uma das fases do protocolo, mas não é o protocolo em si. Errada.
b) Controller é um profissional que coordena os processos de gestão econômica, financeira e patrimonial de uma empresa. Errada.
c) Despacho é um documento que visa dar andamento a um processo. Errada.
d) Protocolo é o serviço responsável por controlar a movimentação a partir das atividades elencadas. Certa.
e) Expedição é mad as fases do protocolo, que envolve o envio externo dos documentos. Errada.
Gabarito do Professor: Letra D.