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Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
(1) Os documentos deverão ser arquivados de forma que possam ser localizados com facilidade. PRECISÃO
(3) O arquivo é uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos que dele precisem e não apenas se resume a uma guarda de documentos; portanto, deve ser compreendido por todos. SIMPLICIDADE
(2) Os documentos arquivados são importantes e devem ser tomados cuidados contra incêndio, roubo, extravio, deterioração etc. SEGURANÇA
gab. C
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A questão trata dos termos precisão, simplicidade e segurança, que são essenciais para o acesso e a proteção da documentação.
(1) Os documentos deverão ser arquivados de forma que possam ser localizados com facilidade.
A precisão, nesse caso, está relacionada com a escolha do método de arquivamento. Essa escolha deve levar em consideração o fato de que os documentos devem ser localizados com o máximo de eficiência possível.
Exemplo: se um conjunto documental composto de 20.000 dossiês funcionais, por exemplo, utilizar o método alfabético de arquivamento, provavelmente a localização da documentação será comprometida, uma vez que 20.000 dossiês funcionais terão uma quantidade elevada de letras iguais. Nesse sentido, o melhor é buscar um método de arquivamento que ofereça uma variação menor do elemento principal, como o número de matrícula.
(3) O arquivo é uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos que dele precisem e não apenas se resume a uma guarda de documentos; portanto, deve ser compreendido por todos.
A Simplicidade é uma característica que dita que as ações empreendidas no conjunto documental devem levar em consideração o fato de que o acesso é para todos, portanto, é importante não rebuscar mecanismos de acesso, por exemplo, pois isso constitui um entrave para o acesso. Se o método de arquivamento alfabético, que é considerado de simples aplicação, for adequado, não é preciso escolher outro método que torne o processo dificultoso.
(2) Os documentos arquivados são importantes e devem ser tomados cuidados contra incêndio, roubo, extravio, deterioração etc.
O conjunto documental deve estar protegido de quaisquer intervenções que coloquem em risco a segurança das informações registradas nos suportes documentais. Nesse sentido, é importante que se crie políticas que visem evitar os danos e, além disso, que possuam direcionamentos práticos, caso os danos venham a ocorrer.
Gabarito do Professor: Letra C.
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Complementando....
Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.
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Qual é a fonte dessa questão?