Segundo Michel Duchein,
Para produzir um fundo de arquivo um organismo deve possuir:
1. Um nome e uma existência jurídica próprias, resultantes de um acto (lei, decreto, portaria, etc.) preciso e datado.
2. O organismo deve possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.
3. A sua posição no seio da hierarquia deve ser definida com exactidão através do acto que lhe deu origem (em particular, a sua subordinação a outro organismo de nível mais elevado deve ser claramente conhecida).
4. O organismo deve ter algum poder de decisão.
5. A sua organização interna deve, tanto quanto possível, ser conhecida e fixada num organograma.
Fonte: O respeito aos fundos em arquivo (Michel Duchein, 1992)
A função do arquivo é provar ou testemunhar sobre seu produtor ou sobre suas atividades. E para tal, uma instituição que produz arquivos deve possuir missão, visão, valores, objetivos, metas, estratégias e tudo mais, documentados e formalizados.
Em resumo, a instituição deve existir, no exato sentido da palavra, para realizar o que se propôs.
Prof. Mayko Gomes - Ponto dos Concursos.