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Gab. E (aos não-assinantes)
---> A classificação é o ato de analisar o documento e identificar a qual conteúdo ele faz referência. Posteriormente, deve-se encontrar um código no Plano de Classificação de Documentos que reflita a função identificada.
O código ou plano de classificação é instrumento básico da gestão de documentos, e serve para demonstrar as relações existentes entre os documentos e as atividades institucionais.
Ele funciona com um sistema baseado nos critérios funcional, temático ou estrutural. Para cada desses elementos é atribuído um código, que deve ser anotado em cada documento que corresponda a esse elemento.
Por exemplo, se um documento tem relação com a atividade de auditoria, no mesmo deve ser anotado o código que se relaciona com essa atividade
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A) Classificação é atividade intelectual enquanto eliminação é atividade física;
B)A tabela de temporalidade apresenta os prazos de guarda dos documentos;
C)A eliminação de documentos é feita da seguinte forma:
- Faz-se uma listagem de eliminação de documentos e envia-se essa lista ao órgão de arquivo público competente (sendo instituição do Poder Executivo Federal, ao Arquivo Nacional);
- Após autorizada a eliminação dos arquivos pelo órgão de arquivo público, publica-se edital de ciência de eliminação nos periódicos oficiais;
- Por fim, após eliminados os documentos de arquivo, publica-se termo de eliminação noticiando a eliminação dos documentos; esse termo pode ser publicado em um boletim interno da instituição.
D)A tabela de temporalidade estabelece critérios para a microfilmagem e para o recolhimento de documentos de arquivo.
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A) Errada! O correto seria Classificação e ordenação são atividades intelectuais; arquivamento é física
B) Errada! Quem faz essa função é a tabela da temporalidade
C) Errada! Rapaz.. pra eliminar um doc é uma função viu.. Além da autorização do CPAD, ela terá que ser submetida à instituição de arquivamento pública competente, que será autorizada ou não. Só ai, já vimos que matou a charada
D) Errada! Sempre que se falar de trânsito ou aquisição (guarde esse termo que a cespe tem tara neles). Trânsito ou aquisição se refere à transferência e recolhimento.. Voltando: Sempre que se falar de prazo para trânsito, é a tabela da temporalidade
E) Certo! É isso ae.. Classificação = plano de classificação, realizada com base nas funções do documento
Não sou da área, se eu falei besteira avisa que nós corrige..
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Uma dúvida: há diferença entre Plano de Classificação e Código de Classificação?
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A questão trata de diversos assuntos, mas principalmente da classificação de documentos e conceitos que a envolvem.
a) A classificação (uma das sete funções arquivísticas) é o ato de analisar o documento, identificar a qual função/atividade institucional ele se refere e, a partir do que foi identificado, encaixar o documento em alguma classe do Plano de Classificação da instituição. Por depender de análise, intelecto, interpretação e decisão por parte de quem está analisando, é considerada uma ação intelectual.
A eliminação, por sua vez, não é uma organização, e sim o ato físico de se eliminar/descartar o documento. Entretanto, é possível que a questão esteja considerando o termo “eliminação" como o processo/procedimento de se eliminar. Nesse caso, a eliminação seria tanto uma ação intelectual, pois ela contempla o processo - produzir uma lista de eliminação, um edital e um termo-, quanto uma ação física, que é o próprio ato de eliminar. De toda forma, a classificação seria uma ação intelectual de organização e a eliminação seria um procedimento (e não uma organização) intelectual e física, a depender do contexto. Errada.
b) O código/plano de classificação estrutura a classe dos documentos. Cada classe representa uma função/atividade da instituição. Já o prazo de guarda é representado pela tabela de temporalidade de documentos, que define por quanto tempo cada documento deve ficar em cada fase do ciclo documental, além da destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Errada.
c) O processo de eliminação de documentos contempla uma série de exigências. A autorização da autoridade competente do arquivo público na esfera de competência da instituição é necessária, além da lista de eliminação, do edital de eliminação e do termo de eliminação. Errada.
d) O código/plano de classificação só sistematiza as classes a partir das funções e atividades da instituição. A microfilmagem pode ser uma indicação inserida no campo de observações e o recolhimento é uma destinação final registrada no plano de destinação (instrumento acoplado à tabela de temporalidade). Errada.
e) A classificação nada mais é do que uma estruturação das funções/atividades da instituição em um instrumento chamado Plano/Código de Classificação. Esse instrumento é um reflexo dos processos institucionais, registrados nos documentos, por isso deve-se analisar a instituição a partir de suas estruturas e funções, desde a sua criação, no momento de produção do Plano/Código de Classificação. Certa.
Gabarito do Professor: E.