Questão 5123272

• Banca: AOCP
• Órgão: Câmara de Rio Sul - SC
• Ano: 2016
• Provas: AOCP - 2016 - Câmara de Rio Sul - SC - Técnico Legislativo - Área Legislativa
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A gestão documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permite a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. A gestão de documentos se divide em três fases básicas. Sobre essas fases, assinale a alternativa correta.

• A. A primeira fase é descrita como sendo a destinação de documentos. Nessa fase, decide-se quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
• B. A segunda fase é descrita como sendo a utilização de documentos. O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo dessa fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida.
• C. A terceira fase é descrita como sendo a produção de documentos. Essa fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor.
• D. A primeira fase é descrita como sendo a separação de documentos. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo dessa fase.
• E. A segunda fase é descrita como sendo a elaboração de documentos. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.

Gabarito: B

Comentários

• Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.

  As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento

  ( mnemônico: PATUA).

  Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD).

  Assim, o PATUA está dentro do PUD

• É o PUD (produção/ utilização/ destinação).

• A segunda fase é descrita como sendo a utilização de documentos. O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo dessa fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida.

  É o PUD (produção/ utilização/ destinação).

• GAB. B

  As três fases básicas da gestão de documentos são:

  • Produção,
  • Utilização e;
  • A/D avaliação /destinação

  ..........................

  1ª Fase - Produção de documentos: Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

  2ª Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.

  • Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. 

  3ª Fase – Avaliação/Destinação de documentos: Costuma ser mais complexas. envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

  FONTE; MEUS RESUMOS

• Gestão documental: produção, utilização é destinação.