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NÃO TEM UM COMENTÁRIO DE UM PROFESSOR?????
TA BRONCA, VIU?!
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Gabarito: C
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD.
Fonte: https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
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Utilização: Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registo, distribuição, tramitação), de expedição de organização e de arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, bem como elaboração de normas de acesso à documentação e a recuperação de informação.
g: C
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Esse "confecção" será que é a mesma fase de produção?
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Gabarito: C.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
→Produção:
- Criação apenas dos documentos essenciais à administração (para não criar documentos sem necessidade);
- Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
- Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência (manter as normas da empresa atualizadas);
- Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (padronização para criação dos documentos);
- Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de documentos) e informáticos (a cópia pode ser digital também);
- Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos (atualmente seriam computadores, planilhas, softwares para edição de texto, dentre outros);
- Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição (para que as pessoas selecionadas sejam qualificadas, produzam documentos da forma correta).
→ Utilização (ou “Utilização e conservação”):
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
→ Destinação (ou “Avaliação e destinação”):
É a fase em que se controla o que ocorrerá com o documento no final de sua vida (se é eliminado ou encaminhado para arquivo permanente). O ciclo de vida dos documentos é feito por meio da tabela de temporalidade: os documentos são avaliados e é criada uma tabela que apresentará quanto tempo o documento será guardado, o que será eliminado e o que será permanente.
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O programa de gestão de documentos envolve as fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos, ou somente produção, utilização e destinação (de forma sintética).
Cada uma dessas fases possui atividades específicas, que são desenvolvidas de modo a subsidiar a sistematização dos documentos dentro da teoria das três idades - arquivos correntes, intermediários e permanentes -, e as próprias atividades institucionais durante o uso dos documentos.
a) Não é uma fase existente. Errada.
b) Não é uma fase existente. Errada.
c) Na fase de utilização, os documentos são realmente utilizados, as atividades de protocolo são desenvolvidas e a tramitação dos documentos, dentro das ações de protocolo, é controlada. Certa.
d) A fase de destinação visa indicar se os documentos serão eliminados ou guardados permanentemente. Errada.
Gabarito do Professor: Letra C.
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Resolução:
O programa de gestão de documentos envolve as fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos, ou somente produção, utilização e destinação (de forma sintética).
Cada uma dessas fases possui atividades específicas, que são desenvolvidas de modo a subsidiar a sistematização dos documentos dentro da teoria das três idades - arquivos correntes, intermediários e permanentes -, e as próprias atividades institucionais durante o uso dos documentos.
a) Não é uma fase existente. Errada.
b) Não é uma fase existente. Errada.
c) Na fase de utilização, os documentos são realmente utilizados, as atividades de protocolo são desenvolvidas e a tramitação dos documentos, dentro das ações de protocolo, é controlada. Certa.
d) A fase de destinação visa indicar se os documentos serão eliminados ou guardados permanentemente. Errada.
Resposta: C
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C
No ciclo vital das fases que passam os documentos de arquivo, desde a sua produção até a sua eliminação, isto é, produção, utilização e destinação final são descritas pela a) produção; b) utilização e c) destinação.
A utilização consiste na tramitação do documento para o cumprimento da função administrativa, bem como seu arquivamento após cessar o trâmite.