Questão 5190637

• Banca: AMEOSC
• Órgão: Prefeitura de Descanso - SC
• Ano: 2019
• Provas: AMEOSC - 2019 - Prefeitura de Descanso - SC - Auxiliar Administrativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Classificação de Documentos; Conceitos Fundamentais; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Protocolo

Mariana estava em sua primeira semana de trabalho como auxiliar administrativa em uma repartição pública no Município Kappa Gama. Como ainda estava se familiarizando com a rotina de protocolo, não sabia o que fazer com o documento na fase de classificação. Assinale a alternativa correta que corresponde ao que deve ser feito na fase de classificação do documento:

• A. Trata-se da etapa em que o protocolo efetua o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.
• B. É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento.
• C. Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.
• D. Trata-se da etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a sua classificação efetiva, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus destinatários.

Gabarito: D

Comentários

• [GABARITO: LETRA D]

  O protocolo realiza as seguintes atividades:

  – Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

  CLASSIFICAÇÃO

  Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

  FONTE: GRAN CURSOS.

• A - TRAMITAÇÃO

  B - REGISTRO E AUTUAÇÃO

  C - RECEBIMENTO

  D - CLASSIFICAÇÃO

• A alternativa D traz as atividades de classificação rotineiras do setor de Protocolo.

  Protocolo e suas Rotinas:

  1. Recebimento e Classificação:
  2. receber a correspondência (malotes, balcão, ECT)
  3. separar a correspondência oficial da particular
  4. distribuir a correspondência particular
  5. separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
  6. encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários
  7. abrir a correspondência ostensiva
  8. tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes
  9. requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada
  10. interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso
  11. apor carimbo de protocolo - numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento
  12. anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso
  13. elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
  14. encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.

  Fonte: Arquivo Teoria e Prática. Marilena Leite Paes. FGV, 2004, página 55.