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Gabarito: Certo.
Classificação → é aqui que o documento recebe uma classificação específica com base no plano de classificação arquivística feito para os documentos da organização. Trata-se de uma atividade intelectual relevante para o bom funcionamento dos arquivos. Vale lembrar que a classificação deve respeitar a proveniência (respeito aos fundos) e formar uma unidade com documentos inter-relacionados. Documentos sobre uma mesma pessoa, assunto ou evento devem ser arquivados em conjunto.
• MÉTODO IDEOGRÁFICO:
✓ É aquele que ordena os documentos por assunto ou tema;
✓ Também é chamado de método temático ou, simplesmente, método por assunto;
✓ Não é um método de fácil aplicação, pois exige a interpretação dos documentos e o conhecimento dos assuntos nele tratados;
✓ Se divide em dois grupos Alfabéticos (que se ramifica ainda em Dicionário e Enciclopédico) e Numéricos (Decimal, Duplex e Unitermo ou Indexação Coordenada).
Fonte: Estratégia Concursos + Comentários do QC.
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Gabarito: C.
Etapas do Arquivamento de Documentos
→Inspeção
Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se eles se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.
→Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas (referências a outros documentos que versam sobre o mesmo assunto).
→Classificação
Concluído o estudo do documento, o arquivista passa a etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.
→Codificação
Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.
→Ordenação
É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias.
→Guarda dos documentos
É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja “guardado” dentro do móvel.
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A questão trata da classificação, que é uma das sete funções arquivísticas.
A classificação, em outras palavras, é o ato de analisar um documento, entender o conteúdo ao qual o documento se refere e, a partir do que foi identificado e utilizando o Plano de Classificação da instituição, é possível encaixar o documento em uma classe, que terá um código.
Dessa forma, todos os documentos que possuem o mesmo assunto serão encaixados na mesma classe e terão um mesmo código. A tabela de temporalidade vai agir sobre esses conjuntos documentais, determinando por quanto tempo cada documento, representado pelos códigos, vão ficar em cada fase do ciclo de documentos, e se serão eliminados ou guardados permanentemente.
A classificação, portanto, é a base para toda a sistematização dos documentos. É por causa dela que os processos se desencadeiam na gestão de documentos.
Gabarito do Professor: CERTO.