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Gab. C
O programa de gestão de documento tem três fases (PUD):
- Produção: gerenciamento de fichas e formulários; controle de atos normativos; aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos; escolher materiais etc.
- Uso: gerenciamento dos arquivos de 1ª a e 2ª idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
- Destinação: decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente
Tudo que há de bom: https://linktr.ee/pedrohtp
bons estudos!
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Questão correta!!
O E-arq Brasil responde bem essa questão:
“Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública”, aprovados pelo CONARQ, são instrumentos fundamentais para a implementação da gestão arquivística de documentos.
[...]
Os órgãos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter políticas, procedimentos e práticas para a gestão arquivística de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo CONARQ.
A gestão arquivística de documentos compreende:
• definição da política arquivística;
• designação de responsabilidades;
• planejamento do programa de gestão;
• implantação do programa de gestão.
Fonte: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/earqbrasil_model_requisitos_2009.pdf (pág 18)
(Vocês tbm podem encontrar essa resposta na versão 2020 do e-arq Brasil, disponível no google. Como este documento foi para consulta pública e ainda não foi aprovado, achei melhor colocar a versão antiga, que consta no site do CONARQ).
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FASES DO PROGRAMA DE GD:
- PRODUÇÃO (Criação/Produção de docs: normas, padrões, conteúdo, formato e trâmite.)
-Formulários: FASE PRODUÇÃO
- UTILIZAÇÃO (Fase de Utilização: usa docs criados e são separados os mais importantes e essenciais à admç)
- PROTOCO, ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO ( CORRENTE E INTERMEDIÁRIA)
- AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO (posteriormente é utilizada a TABELA DE TEMPORALIDADE)
- Avaliação se confunde com a TRIAGEM
- Avaliação não ELIMINA.
GAB: CERTO.
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Gestão de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental.
Objetivos da gestão de documentos
- Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.
- Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.
- Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica
- Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
Fases básicas da gestão de documentos
1. Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de uma área ou setor. Nesta fase, deve se otimizar a criação de documentos, evitando produção daqueles não essenciais.
2. Utilização dos documentos: refere-se ao caminho percorrido pelos documentos. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
3. Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.
Apesar do comentário completo sobre gestão de documentos, eu não pensei naquilo tudo para responder a questão.
Assertiva: "A implementação de programas de gestão de documentos pode ser constatada verificando-se se o órgão aplica planos ou códigos de classificação e tabelas de temporalidade e possui política arquivística institucional."
Gestão de documentos é caracterizada por uma série de procedimentos que têm por objetivo diminuir a massa documental e organizar o arquivo. Então eu pensei: "os procedimentos citados na questão são importantes para implementação da gestão de documentos ?".
Sim, são. Os planos ou códigos de classificação servem para organizar o arquivo (organização), a tabela de temporalidade serve para diminuir a massa documental (racionalização), a política arquivística institucional deve estar presente para guiar a organização documental da instituição (coordenação).
Gabarito: CERTO
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"Eu não vou mais submeter a minha pessoa a esta humilhação que o Estado faz com o cidadão de fazer uma prova com questões que a pessoa não tem como saber as respostas"
-AGOSTINHO CARRARA
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A presença do plano de classificação, da tabela de temporalidade e da política arquivística indica que houve a implantação do programa de gestão de documentos e a ausência deles, indica o contrário.
A Política arquivística normatiza as ações referentes à gestão documental na instituição e tanto o plano de classificação quanto a tabela de temporalidade são instrumentos que vão promover a sistematização da teoria das três idades - arquivos corrente, intermediário e permanente - na instituição, além da avaliação dos documentos.
Portanto, a presença dessas ações indica fortemente que um programa de gestão documental estão presentes na instituição.
Gabarito do Professor: CERTO.
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Gab: CERTO
Assim como a Massa Documental Acumulada demonstra a desorganização ou o NÃO-tratamento da informação, a aplicação de códigos, planos de classificação ou tabela de temporalidade demonstram obediência aos princípios da organicidade e da proveniência, corolários da Política Arquivística. Assim, gabarito certo!!
Erros, mandem mensagem :)
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Respondendo como se fosse questões de português.