Documento organico = Documentos produzidos, no decorrer de suas atividades.
CLASSIFICAÇÃO (Arranjo) => Segue o Plano de classificação da instituição, que leva em consideração as ATIVIDADES e FUNÇÕES do órgão, aprovado por autoridade competente.
*Plano de classificação ou código de classificação já vi banca cobrando como sinônimos.
Um Plano de classificação pode ser por três critérios:
➔ Funcional, no qual as classes correspondem à função dos documentos; baseado nas funções e atividades da instituição (ex: licenciamento, investigação, etc).
➔ Estrutural, de acordo com a estrutura organizacional de determinada instituição; reflete a estrutura organizacional (ex: direção, operações, etc).
➔ Por assunto, referente aos conteúdos registrados nos documentos. Reflete os assuntos ligados à instituição. (ex: pessoal, material, etc).
A definição de qual método é o mais adequado, por consenso, torna-se uma definição do ARQUIVISTA, que deve analisar o contexto de produção documental, adequando-se ao contexto de produção informacional.
A classificação pode ser feita quanto ao:
1. Gênero (textual, Iconográfico, Filmográfico, Sonoros, Informáticos ou digitais, Cartográficos, Micrográficos)
2. Espécie (Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão...)
3. Tipologia (Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…)
4. Forma (rascunho, minuta, original, copia)
5. Formato (ficha, livro, pergaminho, Formulário, caderno)
6. Natureza do assunto ( ostensivo, sigiloso)
7. Entidade produtora (públicos, privados)
8. Natureza dos documentos (Especial, Especializado)
9. Entidades mantenedora (Públicos, Institucionais, Comerciais, Familiares ou Pessoais)
10. Extensão de Atuação (Centralizados, descentralizados)
Fonte: Meus resumos