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Gab. C
Fases do protocolo
Recebimento > Registro e Autuação > Classificação > Movimentação (Distribuição e Expedição) > Controle da tramitação.
fonte: aulas GRAN
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Fases do Protocolo:
1) Recebimento;
2) Registro;
3) Autuação;
4) Classificação;
5) Expedição/Distribuição;
6) Controle/Movimentação.
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PROTOCOLO
⇨ A tramitação e a atividade de protocolo são EXCLUSIVAS da fase corrente
⇨ não é responsável pelo ARQUIVAMENTO.
1) Recebimento
⇨ é efetuada a separação entre os documentos particulares (apenas recebidos, separados e encaminhados aos destinatários) e oficiais (para posterior registro)
Em seguida, são identificadas os documentos Ostensivos;
⇨ divulgação não prejudica a administração
⇨ são de interesse do órgão
⇨ devem ser abertas
⇨ são registradas
e sigilosos
2) Registro;
⇨ identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema
⇨ Documentos particulares e sigilosos não serão registrados no protocolo.
⇨ Anota-se procedência, espécie, código e resumo do assunto
⇨ Os elementos utilizados para o registro de documentos são metadados desses documentos.
3) Autuação;
⇨ Incluir a um processo
⇨ atividade exclusiva do protocolo
⇨ É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises ou pareceres.
4) Classificação;
⇨ separa os documentos de acordo com o destinatário
⇨Muitas vezes, o protocolo conta com o que chamamos de plano de classificação
5) Expedição/Distribuição;
⇨ consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
No próprio órgão: distribuição.
Envio para outro órgão: expedição.
6) Controle/Movimentação.
tramitação: É a movimentação do processo de uma unidade à outra desde a sua produção ou recepção, interna ou externa, através de sistema próprio.
DIstribuição + Redistribuição + EXpedição = Tramitação do Documento
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O protocolo realiza as seguintes atividades:
- Recebimento;
- Registro – autuação;
- Classificação;
- Movimentação : expedição – distribuição;
- Controle da tramitação/movimentação.
O protocolo não realiza:
- Eliminação;
- Avaliação;
- Empréstimo;
- Arquivamento;
- Microfilmagem;
- Digitalização;
- Desarquivamento.
GABA C
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GABARITO - C
Protocolo:
No ciclo vital dos documentos, a idade corrente é aquela em que os documentos estão sendo resolvidos, são muito utilizados e, por causa disso, devem ser mantidos nos próprios setores que os utilizam ou em dependências de fácil acesso. Nesta idade, é natural que os documentos circulem entre as áreas envolvidas no assunto tratado, a fim de que sejam realizados os procedimentos necessários para a sua resolução. Essa circulação é chamada de tramitação.
Encontramos na bibliografia arquivística a seguinte definição para tramitação: “Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”. (Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional).
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Etapas de controle realizadas pelo protocolo, que são: 1. recebimento; 2. registro; 3. autuação; 4. classificação; 5. expedição/distribuição; 6. controle/movimentação
CUIDADO:
A tramitação e, consequentemente a atividade de protocolo é EXCLUSIVA da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. Não há que se falar em protocolo nas idades intermediária e permanente, e esta é uma questão corriqueira nas bancas de concurso. Muito cuidado então.
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LETRA C).
Para que não haja dúvida, há duas atividades a serem especificadas:
-ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES:
Protocolo;
Expedição;
Arquivamento;
Empréstimo e Consulta; e
Destinação.
-ATIVIDADES DE PROTOCOLO:
Recebimento;
Registro e Autuação;
Classificação;
Expedição e Distribuição;
Controle e Movimentação da Tramitação.
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LETRA C
Classificação!
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O protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Nenhum documento deve ser produzido ou recebido sem passar por esse setor, pois as atividades desenvolvidas nessa área proporcionarão o controle de movimentação dos documentos.
O protocolo desenvolve as seguintes atividades: recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
A questão busca uma alternativa que elenca uma atividade desenvolvida no protocolo.
a) Destinação faz parte do programa de gestão de documentos, e define se o documento será eliminado ou guardado permanentemente, após cumprir as funções pelas quais foi criado. Não é uma atividade de protocolo. Errada.
b) Difusão é uma das sete funções arquivísticas: produção/criação, avaliação, classificação, descrição, difusão, preservação e aquisição. Consiste em promover ações que diminuam a distância entre o cidadão e a informação. Não é uma atividade de protocolo. Errada.
c) Classificação é uma das sete funções arquivísticas e consiste na ação de analisar o documento, identificar a qual função/atividade institucional ele faz referência e encaixar, dentro do Plano de Classificação, em uma classe que o contemple e o represente. A Classificação é feita tanto no âmbito dos arquivos correntes, quanto no Protocolo. Certa.
d) Migração é uma ação de preservação digital que visa promover a continuidade do acesso à informação, convertendo documentos em formatos antigos para formatos atuais. Não é uma atividade de protocolo. Errada.
Gabarito do Professor: Letra C.
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ETAPAS DE CONTROLE REALIZADAS PELO PROTOCOLO:
1. recebimento; (controle de entrada dos documentos)
2. registro; (cadastro dos dados em sistema manual ou informatizado),
3. autuação; (abertura ou formação de processo),
4. classificação; (separação por área ou assunto),
5. expedição: (encaminhamento para destinatários externos à instituição)
6.distribuição; (encaminhamento dos documentos para as áreas da própria entidade)
7. controle/movimentação (controle da movimentação dos documentos)
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Fases do Protocolo:
1) Recebimento;
2) Registro;
3) Autuação;
4) Classificação;
5) Expedição/Distribuição;
6) Controle/Movimentação.
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