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Gabarito C
Gestão de Documentos - Lei 8.159/91
Fases da Gestão - PUD
Produção: elaboração de documentos; Utilização de processadores de texto e computadores; Criar ou extinguir modelos de docs e formulários; evitar duplicação.
Utilização: fluxo percorrido; inclui as atividades de protocolo
Destinação: análise, seleção e fixação de prazos. Manter processos contínuos de avaliação.
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Gabarito: C
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
→Produção:
- Criação apenas dos documentos essenciais à administração (para não criar documentos sem necessidade);
- Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
- Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência (manter as normas da empresa atualizadas);
- Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (padronização para criação dos documentos);
- Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de documentos) e informáticos (a cópia pode ser digital também);
- Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos (atualmente seriam computadores, planilhas, softwares para edição de texto, dentre outros);
- Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição (para que as pessoas selecionadas sejam qualificadas, produzam documentos da forma correta).
→ Utilização (ou “Utilização e conservação”):
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
→ Destinação (ou “Avaliação e destinação”):
É a fase em que se controla o que ocorrerá com o documento no final de sua vida (se é eliminado ou encaminhado para arquivo permanente). O ciclo de vida dos documentos é feito por meio da tabela de temporalidade: os documentos são avaliados e é criada uma tabela que apresentará quanto tempo o documento será guardado, o que será eliminado e o que será permanente.
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Produção:
Utilização:
- Busca e localização(protocolo)
- Consulta e empréstimo
- Classificação
Destinação:
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A teoria das três idades dos arquivos faz referência às três fases básicas da gestão de documentos a produção, a ̶ utilização e a destinação. Em relação aos arquivos correntes e intermediários, ou de primeira e de segunda idades, assinale a alternativa incorreta.
A Na fase de produção de documentos, deve-se evitar a criação de vias desnecessárias e de duplicatas.
BÉ na fase de utilização que estão incluídas as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos.
C As intervenções arquivísticas relativas à criação ou à extinção de modelos de formulários fazem parte das atividades da fase de utilização. ( não é Produção)
D Nas fases corrente e intermediária, todos os documentos possuem valor primário.
E É na fase intermediária que os arquivos têm a responsabilidade de proceder à guarda física dos documentos com baixa frequência de uso.
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Segundo o Art. 3º da Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
"Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
A questão trata das fases em negrito do programa de gestão de documentos.
a) Na fase de produção do programa de gestão de documentos, o arquivista vai intervir nos processos visando a racionalização da produção documental (que é a criação de vias desnecessárias e de duplicadas, como afirma a questão); a padronização das estruturas tipológicas; o envolvimento nos fluxos processuais a fim de mapear e melhorar a tramitação dos documentos; entre outras ações que proporcionem uma produção controlada de documentos. Certa.
b) As atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos são inerentes ao protocolo. O protocolo desenvolve suas atividades, dentro da teoria das três idades, no âmbito dos arquivos correntes. Entretanto, no programa de gestão documental, pode ser encaixado na fase de utilização. Certa.
c) Todas as ações que visam a racionalização, a produção controlada e a padronização de documentos são desenvolvidas, pelo arquivista, na fase de produção do programa de gestão de documentos, como exemplificado na alternativa A, e não na fase de utilização, como afirma a questão. Errada.
d) Os documentos podem conter valor primário ou secundário. Os documentos de valor primário possuem características administrativas, fiscais e legais, e podem ser encontrados nos arquivos correntes e intermediários, que são as fases nas quais os documentos estão cumprindo as funções pelas quais foram criados. Os documentos de valor secundário possuem características históricas, culturais, probatórias ou informativas e podem ser encontrados nos arquivos permanentes.
e) Nos arquivos correntes são armazenados os documentos que estão cumprindo as funções pelas quais foram criados. Esses documentos possuem alta frequência e possibilidade de uso. Nos arquivos intermediários são armazenados os documentos que ainda estão cumprindo as funções pelas quais foram criados, mas a possibilidade e a frequência de uso são diminuídas, pois a demanda foi finalizada. Eles serão utilizados, portanto, de forma consultiva. Certa.
Fonte: BRASIL. Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: Portal do Planalto. Acesso em: 14 de fevereiro de 2022.
Gabarito do Professor: Letra C.