Gabarito: B
Fases da gestão documental
Fase 1: Produção
Essa é uma etapa importante da gestão de documentos. É nessa fase que são estabelecidas as normas para a criação dos documentos, como suas características físicas, ou seja, em que suporte serão produzidos (papel, planilha digital, etc.), e sua forma de registro.
Dessa forma, garante-se a utilização dos materiais adequados para a sua produção, classifica-se seu período de armazenamento e seu destino final.
Fase 2: Utilização
A segunda das fases da gestão de documentos é a sua utilização, ou seja, de que forma será recuperada a informação arquivística. Essa etapa envolve o controle, o uso e o armazenamento de documentos essenciais para o sucesso de uma empresa.
A utilização correta garante que documentos e informações sejam disponibilizados de forma rápida. Além disso, permite que as informações e arquivos correntes sejam utilizados de forma efetiva e que os materiais, locais e equipamentos para sua armazenagem sejam selecionados corretamente.
Para que a fase de utilização seja eficiente, é necessário criar planos de classificação padronizados para a empresa, indicando a origem de todos os documentos e padronizando a forma de arquivá-los.
Fase 3: Destinação
A terceira das fases da gestão de documentos é a mais crítica de todas, já que envolve decisões sobre documentos que devem ser conservados e os que devem ser descartados. É também nessa fase que se determina por quanto tempo os arquivos devem se manter guardados por questões legais ou administrativas.