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A questão se refere aos procedimentos e etapas que compõem o diagnóstico arquivístico, essencial para que ocorra uma gestão de documentos adequada e eficiente.
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Gabarito: B
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Segundo os Procedimentos preliminares para elaboração de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: atividade-fim", do Arquivo Nacional,
"No levantamento da produção documental poderão ser reunidas informações básicas, não somente sobre a documentação que é produzida, mas, também, referentes ao trâmite, organização, frequência de consultas e os prazos de usos e prescrição. O órgão e entidade ao realizar o levantamento da produção documental deverá observar as seguintes etapas:
Pesquisa na legislação em vigor, entrevistas e aplicação de formulários, processamento e análise dos dados."
A pesquisa na legislação em vigor envolve o estudo de normativos para que se conheça a instituição.
As entrevistas e aplicação de formulários visam conhecer as atividades setoriais e os documentos produzidos.
O processamento e análise de dados viabiliza a produção do plano de classificação e da tabela de temporalidade.
As outras alternativas não faz referência a etapas do levantamento da produção documental e dependem de contexto para serem definidas.
Fonte: Procedimentos preliminares para elaboração de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: atividade-fim. Arquivo Nacional.
Gabarito do Professor: Letra B.
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Segundo o Arquivo Nacional, na publicação “ORIENTAÇÕES PARA A REALIZAÇÃO DO LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL”: 1. Entrevistas e aplicação de formulários: A partir do conhecimento prévio das funções, da estrutura e do funcionamento do órgão/entidade, durante a aplicação do formulário deverão ser obtidas informações sobre os documentos que são produzidos pela unidade administrativa no desempenho de suas atividades, a frequência de consultas, os métodos de ordenação e arquivamento, os prazos de prescrição (quando houver) e as propostas preliminares de temporalidade e destinação final. Nessa etapa são realizadas entrevistas com os técnicos responsáveis pelas diferentes unidades administrativas relacionadas ao desenvolvimento das atividades de cada uma das funções identificadas na etapa anterior. Para isso, deve ser utilizado o formulário de levantamento da produção documental, elaborado pelo Arquivo Nacional. 2. Processamento e análise de dados: Os dados obtidos no levantamento da produção documental permitirão visualizar o funcionamento de cada unidade administrativa, no que diz respeito à produção, tramitação e acumulação dos documentos, subsidiando a estruturação e o desenvolvimento dos instrumentos de classificação e avaliação.