Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1
Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:
a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.
c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.