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GABARITO - CERTO
Adendo:
A distribuição é a mesma entrega de documentos aos destinatários, só que, neste caso, para destinatários internos do órgão. Ou seja, neste caso, o documento não sai da instituição.
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Simplificando:
- Entrega dentro do próprio órgão: distribuição.
- Envio para outros órgãos: expedição.
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Atividades de protocolo:
1. recebimento e classificação - efetuar a separação dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular
2. registro, autuação e controle da tramitação (movimentação) - colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo, anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades administrativas destinatárias.
- Recomenda-se que os documentos devam ser distribuídos às unidades administrativas destinatárias, acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em duas vias.
3. expedição - ao receber a correspondência para a expedição, recomenta-se verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhas cópias ao setor de arquivamento.
Fonte: Manual técnico do sistema de arquivos e gestão de documentos
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Gabarito: Certo
Questão retirada do livro da Marilena: Arquivo: Teoria e Prática.
Preparar ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição.
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A ´´Guia`` de encaminhamento ( Documento ) é um só , todavia , é gerada em duas vias ... ! Uma fica com quem recebe e outra fica com quem entrega .
GAB. ´´ C `` .
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- Entrega dentro do próprio órgão: Distribuição.
- Envio para outros órgãos: Expedição.
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A questão foi baseada na obra "Arquivo: teoria e prática" da Professora Marilena Leite Paes. Segundo a autora, no momento do registro e da movimentação, a primeira atividade a ser realizada é:
"preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição."
Para ilustrar, a autora expõe um exemplo de uma guia:
A via de encaminhamento, citada pela questão, é dupla: uma vai para o destinatário e a outra fica com o protocolo.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004
Gabarito do Professor: CERTO.