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Resolução: a Professora Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: teoria e prática”, detalha as atividades desenvolvidas no âmbito da expedição (que é o ato de enviar um documento de dentro para fora), quais sejam:
· Na expedição, segundo a autora, são adotadas as seguintes rotinas:
· Receber a correspondência (Original, envelope e cópias em quantidade a serem determinadas)
· Verificar se não faltam folhas ou anexos
· Numerar e completar a data, no original e nas cópias
· Separar o original das cópias
· Expedir o original, com os anexos e se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos
· Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.
Se houver alguma cópia quando a solicitação de expedição for solicitada, ela será encaminhada ao arquivamento.
Resposta: certa
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GABARITO - ERRADO
Expedição de documentos:
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
- Separar as cópias, expedindo o original;
- Encaminhar as cópias ao Arquivo.
Créditos (Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos - Resumo - Resumos para Concursos)
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Gabarito:. E
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De acordo com o Cespe/Cebraspe:
ERRADO. O envio de cópias ao setor de arquivamento é atividade obrigatória. Quando do recebimento de correspondência para a expedição, é necessário encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.
No Livro da Marilena, p. 60, quando a autora fala sobre as rotinas de expedição:
"Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito"
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EXPEDIÇÃO==EXTERNO
DISTRIBUIÇÃO==INTERNO
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De acordo com o Cespe/Cebraspe:
O envio de cópias ao setor de arquivamento é atividade obrigatória.
Quando do recebimento de correspondência para a expedição, é necessário encaminhar as cópias ao setor de arquivamento
No Livro da Marilena, p. 60, quando a autora fala sobre as rotinas de expedição:
"Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito"
Gab. E
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A questão foi baseada na obra "Arquivo: teoria e prática" da Professora Marilena Leite Paes. Segundo a autora, no momento a expedição, que é o envio do documento para uma pessoa física ou jurídica externa, deve-se, entre outras atividades:
- "expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos;
- encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito."
Portanto, o envio das cópias para o arquivamento não é uma opção, é uma atividade vinculada à expedição de documentos.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004
Gabarito do Professor: ERRADO.
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O envio de cópias ao setor de arquivamento é atividade obrigatória.
Quanto ao setor de correspondência para a expedição, é necessário encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.