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A quantificação de documentos é uma das atividades a serem realizadas no diagnóstico arquivístico. Considerando que a contagem de documentos unidade por unidade é um trabalho muito caro, demorado e arriscado (sujeito a muitos erros), a arquivística recomenda que a medida seja tomada de outra forma.
Primeiro o profissional deve realizar medição volumétrica (o espaço ocupado) pelos documentos. Essa medida é tomada em metros cúbicos. Em seguida, para os documentos em suporte papel, deve haver a conversão desse valor em metros cúbicos para metros lineares. Seria como se o arquivista enfileirasse os documentos e medisse o tamanho dessa fila. O resultado é obtido ao dividir o valor em metros cúbicos por um coeficiente que varia entre 12 e 16 (escolhido pelo arquivista após considerar uma série de fatores).
Agora, conhecendo a quantidade de documentos em papel, medida em metros lineares, e conhecendo também a medida de espessura média ou padrão de uma folha de papel, o arquivista pode calcular com maior precisão (resultado mais aproximado possível) a quantidade de folhas de papel disponíveis na massa documental.
Portanto, a medida padrão para os documentos em papel é o metro linear, que é obtido pela conversão da medida em metro cúbico.
FONTE: QC
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Gabarito: ERRADO
A quantificação de documentos não faz parte da avaliação de documentos.
Explicação:
Avaliação de documentos: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.(DEFINIÇÃO DO DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA)
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:
- Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável;
- Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação;
- Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades;
- Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;
- Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite;
- Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;
- Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.
(COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO - IEDA PIMENTA BERNARDES)
Quando chega o momento dos documentos ser eliminados, é necessário o seu registro na Listagem de Eliminação de Documentos e no Termo de Eliminação de Documentos.
No Termo de Eliminação de Documentos precisam constar as seguintes informações:
- - data da eliminação;
- - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;
- - nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
- - nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;
- - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;
- - datas-limite dos documentos eliminados;
- - quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
- - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;
- - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.
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Os documentos deveriam ser produzidos, utilizados, tramitados, avaliados e arquivados de acordo com os procedimentos de gestão documental cabíveis. Entretanto, o que acontece na maioria das instituições é que os documentos são produzidos, utilizados e arquivados, sem procedimentos técnicos adequados.
Essa medida faz com que se forme uma massa documental acumulada, que nada mais é do que um conjunto de documentos do qual nada se sabe.
Para resolver esse problema, o arquivista pode utilizar da ferramenta de diagnóstico, que é um processo que busca conhecer a documentação e a instituição, a fim de propor soluções técnicas adequadas para o conjunto documental.
O levantamento dos dados vai desde a data do documento até o conhecimento das funções/atividades/estrutura da instituição. A quantificação, inclusive, é um dos dados a serem levantados sobre o conjunto documental, como afirma a questão
Apesar da quantidade de documentos ser um dos dados levantados, ter ou não um grande volume de documentos não influencia no trabalho de avaliação, pois a avaliação se dá por conjunto documental, e não a partir de documentos individuais. Exemplo: no diagnóstico identificou-se a presença da tipologia documental "contrato de prestação de serviços". Não importa se há um contrato ou se há mil contratos, a avaliação é feita pelo conjunto e não pela quantidade de itens documentais.
Gabarito do Professor: ERRADO.