-
Plano de Classificação de Documentos
-Definição:
*Instrumento utilizado p/ classificar todo/qualquer documento de arquivo (considera forma/razões que determina a existência do documento: Como/Por que foram criados?).
*Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo c/ métodos de arquivamento
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas/funções de uma instituição e da análise do
arquivo por ela produzido.
-Útil p/ elaboração da tabela de temporalidade.
-Plano de classificação pode ser (profissional escolhe qual melhor atende a organização):
1.Estrutura: Considera setores/divisões/departamentos.
2.Funcional: Considera funções.
-Simples/fácil compreensão/flexível/permite expansão.
-Classificação de documentos: sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor/função/subfunção/atividade responsável por sua produção/acumulação.
-Fase corrente.
-Interpretação de documentos.
-Dispõem-se conforme a função de criação do documento.
-Objetivo: dar visibilidade a função/atividade do organismo produtor do documento de arquivo, deixando clara a ligação entre os documentos.
-1º analisa os documentos, e em seguida cria categorias/classes genéricas que correspondam às funções/atividades detectadas.
-
Gabarito: C
-
A questão trata da classificação e da ordenação de documentos arquivísticos.
“A classificação é a organização lógica dos documentos de um arquivo, de acordo com um Plano de Classificação. É um procedimento que se realiza pela análise e identificação do dossiê ou do conteúdo dos documentos para, em seguida, se atribuir um código correspondente ao assunto identificado. Já a Ordenação é a organização espacial dos documentos visando à sua recuperação. É complementar à classificação."
Em outras palavras,
Classificar significa, na prática, analisar um documento, identificar a qual função/atividade aquele documento faz referência e escolher, dentro das classes disponíveis no Plano de Classificação, em qual classe o documento pode ser encaixado. A classe escolhida terá um número/código, que deve ser aposto no documento. Cada classe, aliada à tabela de temporalidade, possui um tempo nas fases corrente e intermediária, e a destinação final, que pode ser o recolhimento ou a guarda permanente.
O código aplicado reunirá os mesmos documentos que fazem referência a mesma atividade institucional. Nesse sentido, os documentos com o mesmo código podem ser ordenados e ficarão unidos, o que torna mais eficiente o acesso a eles.
Gabarito do Professor: Letra C.
-
Preencha, correta e respectivamente, as lacunas com os significados constantes das duas práticas arquivísticas aplicadas na gestão de documentos, a seguir apresentadas:
“A classificação é a organização lógica dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano de classificação. É um procedimento que se realiza pela análise e identificação do dossiê ou do conteúdo dos documentos para, em seguida, se atribuir um código correspondente ao assunto identificado. Já a ordenação é a organização espacial dos documentos visando à sua recuperação. É complementar à classificação.”
-
GABARITO: LETRA C
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO
A questão trata da classificação e da ordenação de documentos arquivísticos.
“A classificação é a organização lógica dos documentos de um arquivo, de acordo com um Plano de Classificação. É um procedimento que se realiza pela análise e identificação do dossiê ou do conteúdo dos documentos para, em seguida, se atribuir um código correspondente ao assunto identificado. Já a Ordenação é a organização espacial dos documentos visando à sua recuperação. É complementar à classificação."
Em outras palavras,
Classificar significa, na prática, analisar um documento, identificar a qual função/atividade aquele documento faz referência e escolher, dentro das classes disponíveis no Plano de Classificação, em qual classe o documento pode ser encaixado. A classe escolhida terá um número/código, que deve ser aposto no documento. Cada classe, aliada à tabela de temporalidade, possui um tempo nas fases corrente e intermediária, e a destinação final, que pode ser o recolhimento ou a guarda permanente.
O código aplicado reunirá os mesmos documentos que fazem referência a mesma atividade institucional. Nesse sentido, os documentos com o mesmo código podem ser ordenados e ficarão unidos, o que torna mais eficiente o acesso a eles.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia