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Os arquivos permanentes raramente são consultados, logo, não é necessário que eles estejam juntos ao orgão produtor. Já os arquivos correntes, que são frequentemente consultados, precisam estar em fácil acesso.
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A necessidade dos documentos estarem juntos ao órgão produtor se dá pela necessidade de uso.
Nos arquivos correntes, que são os setores de trabalho, os documentos estão sendo utilizados pois há uma atividade institucional que necessita deles para ser desenvolvida. Nesse sentido, se os documentos sairem da instituição, o acesso a eles fica comprometido, o que compromete a atividade institucional. Portanto, os documentos do arquivo corrente devem ficar junto aos órgãos produtores.
Por outro lado, os documentos intermediários podem ficar armazenados fora da instituição. Geralmente, esses documentos ficam armazenados em locais cujo custo de armazenamento é inferior em relação aos locais das sedes. Se o documento for solicitado, haverá a movimentação para o interessado. Nesse caso, a urgência é dirimida, já que a objetivo inicial para o qual o documento foi produzido já foi atingido. Provavelmente o acesso às informações será por uma questão de consulta.
Nos arquivos permanentes, temos os documentos que já cumpriram as suas funções, mas foram guardados permanentemente por possuírem valor secundário, que indica que suas características históricas, culturais, probatórias ou informativas podem ser úteis à instituição. Esses documentos ficam no arquivo permanente, junto à instituição, mas podem ser recolhidos pelo arquivo pública da esfera de competência institucional.
Gabarito do Professor: Errado
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ARQ.PERMANENTE
3º-IDADE ou HISTÓRICO - ALGUNS CHAMAM DE ARQ.MORTO
VALOR SECUNDÁRIO
INALIENÁVEL / IMPRESCRITÍVEL
GUARDADO POR: 25 A 30 ANOS
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ARQUIVO DE 1° IDADE
-MUITO CONSULTADO
-VALOR PRIMÁRIO
-CONSERVADO PERTO DO ORGÃO PRODUTOR
ARQUIVO 2° IDADE
-MENOS CONSULTADO
-VALOR PRIMÁRIO
-DOCUMENTOS QUE AGUARDAM A DESTINAÇÃO (ELIMINADO OU GUARDADO DE FORMA PERMANENTE)
ARQUIVO 3° IDADE
- PERDEU SEU VALOR PRIMÁRIO
-VALOR HISTÓRICO
-DOCUMENTOS QUE DEVEM SER PRESERVADO DE FORMA PERMANENTE
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@darlonlimdesigner - PCAM2021
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GABARITO: ERRADO
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO
A necessidade dos documentos estarem juntos ao órgão produtor se dá pela necessidade de uso.
Nos arquivos correntes, que são os setores de trabalho, os documentos estão sendo utilizados pois há uma atividade institucional que necessita deles para ser desenvolvida. Nesse sentido, se os documentos sairem da instituição, o acesso a eles fica comprometido, o que compromete a atividade institucional. Portanto, os documentos do arquivo corrente devem ficar junto aos órgãos produtores.
Por outro lado, os documentos intermediários podem ficar armazenados fora da instituição. Geralmente, esses documentos ficam armazenados em locais cujo custo de armazenamento é inferior em relação aos locais das sedes. Se o documento for solicitado, haverá a movimentação para o interessado. Nesse caso, a urgência é dirimida, já que a objetivo inicial para o qual o documento foi produzido já foi atingido. Provavelmente o acesso às informações será por uma questão de consulta.
Nos arquivos permanentes, temos os documentos que já cumpriram as suas funções, mas foram guardados permanentemente por possuírem valor secundário, que indica que suas características históricas, culturais, probatórias ou informativas podem ser úteis à instituição. Esses documentos ficam no arquivo permanente, junto à instituição, mas podem ser recolhidos pelo arquivo pública da esfera de competência institucional.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia