A organização de arquivos é dividida em quatro etapas, conforme elenca Paes: (LAPIs)
1- Levantamento de dados- busca de informação sobre a instituição, normas, equipamentos, estrutura, pessoal, orçamento, enfim, todas as informações necessárias para entender a realidade existente;.
2- Análise dos dados coletados - após a coleta dos dados, deve analisar se a realidade encontrada é a mais adequada;
3- Planejamento - aqui será elaborado o plano de arquivo, apresentando o que deverá ser feito, inclusive, a escolha dos métodos de arquivamento;
4- Implantação e acompanhamento- o planejamento será implantado e acompanhado, com verificações periódicas;
QUESTÕES COBRADAS:
A primeira etapa para a organização e administração dos arquivos é o levantamento de dados, que pode ser feito por meio de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho.
CERTO
O levantamento de dados deve ter início com o exame dos estatutos, dos regimentos, dos regulamentos, das normas, dos organogramas e dos demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser contemplado pela coleta de informações sobre sua documentação.
CERTO
A organização de arquivos, como a de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. São elas: levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; e implantação e acompanhamento.
CERTO