O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Seu objetivo é controlar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
Esse setor desenvolve suas atividades por meio do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
No recebimento, quando os documentos chegam no protocolo, os responsáveis separam o que é oficial do que é particular. Os documentos particulares são enviados aos destinatários, sem nenhuma outra ação atribuída a eles. Os documentos oficiais, por sua vez, serão separados entre ostensivos e sigilosos. Os sigilosos também são enviados para os destinatários, sem qualquer outra ação. Os ostensivos, finalmente são abertos, pois não há nenhuma restrição quanto ao acesso aos seus conteúdos.
Portanto, quando a questão afirma que documentos com indicações de confidencial, reservado, particular e equivalente serão abertos, temos uma assertiva incorreta, pois no recebimento, quando os documentos são separados entre ostensivos e sigilosos, os sigilosos (confidencial, reservado, particular ou equivalente) somente são enviados aos destinatários, não são abertos.
Gabarito do Professor: ERRADO.
GABARITO: ERRADO
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO
O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Seu objetivo é controlar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
Esse setor desenvolve suas atividades por meio do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
No recebimento, quando os documentos chegam no protocolo, os responsáveis separam o que é oficial do que é particular. Os documentos particulares são enviados aos destinatários, sem nenhuma outra ação atribuída a eles. Os documentos oficiais, por sua vez, serão separados entre ostensivos e sigilosos. Os sigilosos também são enviados para os destinatários, sem qualquer outra ação. Os ostensivos, finalmente são abertos, pois não há nenhuma restrição quanto ao acesso aos seus conteúdos.
Portanto, quando a questão afirma que documentos com indicações de confidencial, reservado, particular e equivalente serão abertos, temos uma assertiva incorreta, pois no recebimento, quando os documentos são separados entre ostensivos e sigilosos, os sigilosos (confidencial, reservado, particular ou equivalente) somente são enviados aos destinatários, não são abertos.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia