Os documentos deveriam ser produzidos, utilizados, tramitados, avaliados e arquivados de acordo com os procedimentos de gestão documental cabíveis. Entretanto, o que acontece na maioria das instituições é que os documentos são produzidos, utilizados e arquivados, sem procedimentos técnicos adequados.
Essa ação faz com que se forme uma massa documental acumulada, que nada mais é do que um conjunto de documentos do qual nada se sabe.
Para resolver esse problema, o arquivista pode utilizar da ferramenta de diagnóstico (e não na fase de implantação), que é um processo que busca conhecer a documentação e a instituição, a fim de propor soluções técnicas adequadas para o conjunto documental.
O levantamento dos dados e o diagnóstico em si coletam desde a data do documento até o informações sobre as funções/atividades/estrutura da instituição, inclusive os gêneros e as espécies documentais citadas pela questão.
Essas informações permitirão que o arquivista trace um panorama situacional, que proporcionará as informações necessárias para a tomada de decisões quanto aos documentos acumulados.
Portanto, o levantamento e a análise dos gêneros e das espécies documentais deverão ser efetuados no momento do diagnóstico.
Gabarito do Professor: ERRADO.