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Atividades realizadas pelo protocolo:
Recebimento - Registro do documento - Autuação - Classificação - Expedição - Distribuição
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Atividades do Protocolo
- Recebimento: é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal;
- Registro: todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações. Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada..
- Classificação: é classificado em uma categoria de assunto para que possam ser achados. Neste momento pode-se ate dar um código a ele.
- Distribuição: é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.
- Tramitação: é o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função);
- Expedição: é por onde sai o documento.
Fonte: https://materiasparaconcursos.com.br/2018/06/03/protocolo-recebimento-registro-distribuicao-tramitacao-e-expedicao-de-documentos/
Gab. A
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Protocolo: Serviço encarregado do recebimento/registro/classificação/distribuição/controle da tramitação/expedição de documentos.
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1) Recebimento
⇨ é efetuada a separação entre os documentos particulares (apenas recebidos, separados e encaminhados aos destinatários) e oficiais (para posterior registro)
Em seguida, são identificadas os documentos Ostensivos;
⇨ divulgação não prejudica a administração
⇨ são de interesse do órgão
⇨ devem ser abertas
⇨ são registradas
e sigilosos
2) Registro;
⇨ identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema
⇨ Documentos particulares e sigilosos não serão registrados no protocolo.
⇨ Anota-se procedência, espécie, código e resumo do assunto
⇨ Os elementos utilizados para o registro de documentos são metadados desses documentos.
3) Autuação;
⇨ Incluir a um processo
⇨ atividade exclusiva do protocolo
⇨ É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises ou pareceres.
4) Classificação;
⇨ separa os documentos de acordo com o destinatário
⇨Muitas vezes, o protocolo conta com o que chamamos de plano de classificação
5) Expedição/Distribuição;
⇨ consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
No próprio órgão: distribuição.
Envio para outro órgão: expedição.
6) Controle/Movimentação.
tramitação: É a movimentação do processo de uma unidade à outra desde a sua produção ou recepção, interna ou externa, através de sistema próprio
DIstribuição + Redistribuição + EXpedição = Tramitação do Documento
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A correta definição de protocolo na terminologia arquivística engloba o serviço encarregado de:
►recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Este serviço também é atribuído ao número de registor dado aos doc’s ou ainda, ao livro de registor de doc’s recebidos e expedidos.
Rotinas de Recebimento e Classificação
▬ Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos;
▬Separação da correspondência oficial da particular;
▬Distribuição da correspondência;
▬Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo (aquela que será lida) das de caráter sigiloso;
▬Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários; e
▬Abertura da correspondência ostensiva.
►recebimento, registro e tramitação de expedientes.
►recebimento, registro e classificação de expedientes.
►Recebimento, expedição de documentos e posterior arquivo.
►recebimento, registro, expedição de documentos e posterior arquivo.
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O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Seu objetivo é controlar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
Esse setor desenvolve suas atividades por meio do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
A questão busca a alternativa que elenca corretamente as fases citadas.
a) Pode-se incluir, ainda, a autuação. Além disso, o controle da tramitação pode ser chamado de tramitação. Certa.
b) Tramitação de expedientes não é o termo correto, somente tramitação ou controle da tramitação. Errada.
c) Classificação de expedientes não é o termo correto, somente classificação. Errada.
d) Arquivo não é uma fase de protocolo. Errada.
e) Arquivo não é uma fase de protocolo. Errada.
Gabarito do Professor: Letra A.
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Atividades do protocolo: recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição.
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GABARITO: LETRA A
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO
O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Seu objetivo é controlar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
Esse setor desenvolve suas atividades por meio do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
A questão busca a alternativa que elenca corretamente as fases citadas.
a) Pode-se incluir, ainda, a autuação. Além disso, o controle da tramitação pode ser chamado de tramitação. Certa.
b) Tramitação de expedientes não é o termo correto, somente tramitação ou controle da tramitação. Errada.
c) Classificação de expedientes não é o termo correto, somente classificação. Errada.
d) Arquivo não é uma fase de protocolo. Errada.
e) Arquivo não é uma fase de protocolo. Errada.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia