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Valor primário:
- É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação.
- É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição
-Presente nos arquivos correntes (1° idade) e intermediário (2° idade)
Valor secundário:
- Refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros ou para a própria administração.
-O documento pode, após perder valor primário, adquirir valor secundário, mas, se o fizer, ele se torna definitivo.Isto significa que o documento, ao adquirir valor secundário, não o perde mais
-Presente nos arquivos permanentes (3° idade)
momento do ciclo vital em que eles são produzidos = arquivos correntes
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Gabarito Errado
Momento do ciclo vital em que eles são produzidos. (Arquivo Corrente - 1ª Idade)
Características da Fase Corrente:
Objetivos imediatos da sua produção ou recepção.
Estabelecer um código de classificação de documentos.
Todo documento é criado na fase corrente.
Fonte: Meus resumos + comentários do QC.
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Gabarito: Errado
Essa questão aborda as fases da Gestão de Documentos (PUAD). E segundo o DIBRATE a GD abrange as fases corrente e intermediária.
Essa ação está na fase de Produção:
- Produção;
- elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor - criação de documentos essenciais, evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
- propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados - compreensão e interpretação dos textos;
- sugerir criação ou extinção de modelos de formulários;
- apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos;
- contribuir para a difusão de normas e informações necessárias para o desempenho institucional;
- opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos;
- participar da seleção de recursos humanos;
- elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;
- controle de produção e da difusão de documentos de caráter normativo;
- utilização de processadores de palavras e textos;
- escolher qual o tipo de papel utilizado na produção de um documento de guarda permanente.
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Gabarito: Errado.
O ciclo vital onde ocorre a criação é no arquivo corrente.
Uma pequena contribuição sobre os arquivos correntes:
- Primeira idade ou primeira fase do ciclo, ativo;
- Conjuntos documentais em curso, objetos de consultas frequentes;
- Devem permanecer sempre próximos aos produtores e serem de fácil acesso;
- Possui valor primário e a consulta é restrita ao produtor.
- Podem ser TRANSFERIDOS para o arquivo intermediário ou RECOLHIDOS para o arquivo permanente.
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GABARITO: ERRADO
ACRESCENTANDO:
Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário.
Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.
Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.