Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.
Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
- treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
- maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
- nítida delimitação de responsabilidades;
- constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
- redução dos custos operacionais;
A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes – agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.
Fonte: centraldefavoritos