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Métodos de Arquivamento
1. Introdução
Assim como a “teoria das 3 idades”, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Neste capítulo comentaremos um por um (os mais importantes), dando as dicas necessárias aos concursandos, a fim de dominarem o tema com segurança e alcançarem o êxito desejado.
Como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa.
Comentário: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário.
2. Divisão
2.1. Classes
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
• básicos
• padronizados
2.1.1. Básicos
Podemos dividir os métodos básicos em:
• alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome)
• geográfico (principal elemento: local ou procedência)
• numérico (principal elemento: número)
• ideográfico (principal elemento: assunto)
D
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GABARITO: LETRA D
Sistema direto:
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Exs.: métodos alfabético e geográfico.
Sistema indireto:
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código.
Ex.: métodos numéricos.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.
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Resposta:
I. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Sim, a natureza diz se os documentos são especiais ou especializados e a estrutura está ligada ao porte institucional.
II. O método alfanumérico – combinação de letras e números – se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.
O método alfanumérico não é básico e nem padronizado, mas faz parte do sistema semi-indireto sim.
III. Os métodos alfabético e geográfico são do sistema indireto.
Não, são diretos.
IV. Os métodos numéricos são do sistema indireto, uma vez que para se localizar um documento ou pasta há que se recorrer a um índice alfabético (em fichas), que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado.
Exatamente!
Resposta: D