Questão 61861

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: INSS
• Ano: 2008
• Provas: CESPE - 2008 - INSS - Analista do Seguro Social - Arquivologia
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A informação governamental é um dos principais
componentes dos dispositivos de mediação no jogo democrático
que envolve Estado e sociedade civil. Isso pressupõe, no mínimo,
que o Estado reconheça a informação como recurso gerencial
intrínseco a todas as suas ações e objeto de políticas públicas
específicas.
José Maria Jardim. Políticas de informação governamental: a
construção de governo eletrônico na administração pública federal
do Brasil. DataGramaZero, v. 4, n.o 2, abr./2003 (com adaptações).

Com relação ao texto acima e acerca do gerenciamento da
informação e gestão de documentos aplicados aos arquivos
governamentais, julgue os itens de 85 a 101.

A primeira fase da gestão de documentos, denominada criação de documentos, compreende o controle, a utilização e o armazenamento dos documentos necessários para a realização ou facilitação das atividades de uma organização.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• As fases básicas da gestão de documentos são:*Produção: Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão.*Utilização: Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.*Destinação de documentos: Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.
• ERRADO. O EXAMINADOR FEZ UMA MISTURADA SÓ...SEGUEM AS FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:" 1.Produção de documentos: refere-se ao ATO DE ELABORAR documentos em razão das atividades específicas de uma Área ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.2.Utilização dos documentos: refere-se ao FLUXO PERCORRIDO pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua GUARDA após cessar seu trâmite. ESTA FASE ENVOLVE MÉTODOS DE CONTROLE relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se,também, a GESTÃO DE ARQUIVOS correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.3.Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais a serem preservados permanentemente.A cada uma dessas fases – que são complementares –, corresponde uma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.";)

• 3 fases de gestão documental (PUD)

   P rodução - Elaboração dos documentos. Ex: criar modelos e formulários, 

  U tilização - Controle, uso e armazenamento dos documentos. Ex: Protocolo, expedição

  D estinação - determinar se o doc. vai ser eliminado ou guardado permanentemente. Ex: Transferências e recolhimentos.