Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD - é um software que foi "...
desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivísticos." Um
SIGAD pode ser composto por software único ou vários softwares integrados, adquiridos ou
encomendados. Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão
Arquivística de Documentos.
ABRANGÊNCIA DE UM SIGAD
• documentos arquivísticos convencionais (analógicos),
• documentos arquivísticos digitais (convencionais ou dinâmicos, inclusive bancos de dados e
páginas web).
AÇÕES BÁSICAS DE UM SIGAD
• o registro das referências dos documentos convencionais, podendo incluir imagens digitalizadas,
• a captura, armazenamento e promoção do acesso aos documentos digitais.
ALGUMAS CARACTERÍSTICAS ARQUIVÍSTICAS IMPORTANTES DE UM SIGAD
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos
arquivísticos e de todos os componentes digitais do documento arquivístico, como,por exemplo,
um relatório com os anexos em diferentes arquivos;
• integração entre documentos digitais e não digitais;
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação;
• avaliação dos documentos e aplicação da tabela de temporalidade e destinação para
recolhimento e preservação dos que tenham valor permanente;
• exportação dos documentos para transferência e recolhimento;
• armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos;
• instrumentos para gestão de estratégias de preservação dos documentos;
• Implementação de metadados * para descrever os contextos documentais:[a] jurícoadministrativo; [b] de proveniência; [c] de procedimentos; [d] documental; [e] tecnológico.
FONTE: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Modelo de requisitos para sistemas
informatizados de gestão arquivística de documentos; e-ARQ BRASIL. Versão 1. Rio de Janeiro:
2006. 132 p. Disponível em: www.conarq.arquivonacional.gov.br