Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta. Por outras palavras, é um método Por outras palavras, é um método que permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças e diferenças, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente.
Os principais sistemas ou tipos de classificações utilizados em arquivos são: alfabética, numérica, alfa-numérica, cronológica, geográfica, ideológica, decimal, decimal universal (CDU) e automática.
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Avaliacao de documentos: é o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermediárias, bem como a destinação final dos documentos das instituições (eliminacao ou guarda permanente). Na prática é o ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela comissao permanente de avaliação de documentos.
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Armazenamento: é uma das formas de preservação de documentos.
Preservação de documentos:
- Conservação;
- Restauração
- Armazenamento e Acondicionamento.
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Tombamento: é o ato de reconhecimento do valor cultural de um bem, que o transforma em patrimônio oficial e institui regime juridico especial de propriedade, levando-se em conta sua função social.
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Ordenação: uma das etapas do arquivamento na fase corrente.
Arquivamento (na fase corrente)
Etapas:
1 - Inspeção
2 - Análise
3 - Ordenação
4 - Arquivamento.