Em grandes organizações, sejam elas públicas ou privadas, a grande quantidade de documentos em suporte papel faz o custo de guarda e conservação destes documentos ser muito alto, pois, além de demandar uma grande estrutura física, os documentos em papel precisam de diversos outros cuidados, como, por exemplo, temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas.
Para reduzir os custos com a armazenagem de documentos em papel, são utilizadas duas técnicas de atualização de arquivos, a microfilmagem e a digitalização. Além do objetivo de reduzir o espaço físico necessário à guarda do documento, essas técnicas de atualização visam, também, em alguns casos, a preservação do documento original, utilizando a cópia como instrumento de consulta interna ou externa (ao público geral).
A microfilmagem consiste em fazer uma cópia do documento em um microfilme, que são armazenados em rolos. Sua utilização pode ter como o objetivo a substituição do documento em papel, ou a preservação deste, momento no qual o documento em papel é guardado, e a cópia em microfilme é disponibilizada para consultas. Essas consultas aos microfilmes devem ser feitas em máquinas específicas, que além de permitir a leitura do documento também permitem a impressão, em alguns casos.
A digitalização também é chamada de Microfilmagem Eletrônica. E seu processo é conhecido de muitas pessoas, pois esse processo utiliza scanners, assim como os scanners domésticos, para fazer a cópia dos documentos. Mas é claro que não é o mesmo scanner que temos em casa, apenas o processo que é parecido.
Imagem ©: morgueFile.com
A digitalização consiste em criar uma cópia digital do documento, e este poderá ser armazenada em discos rígidos, dispositivos de memória flash (pendrive, HD externo etc.), CDs e DVDs e em diversos outros equipamentos. Com isso, tanto o transporte quanto a consulta aos documentos são facilitados, pois além de poderem ser transportados facilmente, a consulta é feita com o auxílio de softwares que rapidamente localizam o arquivo desejado.
Como foi falado no início, tanto a técnica de microfilmagem quanto a de digitalização são utilizados por instituições públicas ou privadas, no entanto, perante a legislação brasileira, apenas a microfilmagem tem o mesmo valor que o documento original. Ou seja, se você tiver em mãos a microfilmagem de um documento, para a lei, é a mesma coisa de você ter o documento original. Já com a digitalização é diferente, a lei não a considera legítima assim como com o microfilme. Por esse motivo, um documento digitalizado não tem valor legal.
FONTE: www.gigaconteudo.com/diferenca-entre-microfilmagem-e-digitalizacao-de-documentos
A microfilmagem e a digitalização são duas importantes tecnologias aplicadas não somente para o gasto eficiente de recursos arquivísticos (materiais, espaço, tempo, mão-de-obra, etc), mas também para dar praticidade e segurança ao acesso e preservação da informação.
A microfilmagem, apesar de dificultar o acesso à informação (devido aos procedimentos específicos para produzir e ler os microfilmes), garante economia de recursos, preservação do original, e segurança da informação. Além disso, o documento microfilmado possui o mesmo valor do original, conforme determina a
Lei nº 5.433/68.
A digitalização facilita o acesso aos documentos, uma vez que a cópia digitalizada pode ser acessada por múltiplas plataformas e simultaneamente, sem limite de usuários. Contudo, considerando a fragilidade dos sistemas digitais (que são mais fáceis de sofrerem adulterações fraudulentas), os documentos digitalizados não possuem o mesmo valor dos originais, conforme determina a
Lei nº 12.682/12. Contudo, a situação avança aos poucos, com a implementação dos certificados digitais.
Então a microfilmagem e a digitalização são técnicas que podem ser aplicadas em conjunto para dar maior eficiência aos processos de acesso e uso dos documentos, uma vez que uma complementa as características da outra.
Gabarito do professor: Certo