Questão 71674

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: MTE
• Ano: 2008
• Provas: CESPE - 2008 - MTE - Agente Administrativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Protocolo

Acerca do arquivo, julgue os itens a seguir.

A entrada de um documento em um ministério, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro é realizado com o objetivo de se extrair informações específicas de acesso (data, número do documento, destinatário, origem, assunto etc.) do documento para seu controle.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: C

Comentários

• PROTOCOLOConjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:• Recebimento• Registro• Autuação• Classificação• Expedição/Distribuição• Controle/MovimentaçãoOBS: A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente Receber os documentos produzidos pela instituição ou o aqueles produzidos por outras instituições, que para lá foram encaminhados • Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do documento• Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado)• Os dados são utilizados para localização do documento • Documentos são transformados em processo – abertura de processo• Inserção de capa específica• Numeração das páginas• Atribuição de nº de identificação do processo Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos• Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO SER ABERTOS no PROTOCOLO • Os únicos documentos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários Enviar os documentos para os seus destinatários• DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio órgão • EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão • Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuperá-lo com agilidade quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação.• É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo)
• As principais informações extraídas de um documento no protocolo são data, número, destinatário, origem, assunto etc., e que no momento da entrada do documento em uma instituição pública é exigido seu registro.
•  Esta questão não estaria "Errada"?
  
  Pois há documentos que não devem ser acessados pelo setor de protocolo, como os sigilosos e os pessoais.
  Acredito que estaria correto se tivesse a seguinte redação:
  
  "A entrada de um documento ostensivo em um ministério, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro é realizado com o objetivo de se extrair informações específicas de acesso (data, número do documento, destinatário, origem, assunto etc.) do documento para seu controle."
  
  Alguém concorda?
• respossta: c
• Correto.
  
  A frase "...exige seu registro em um sistema de protocolo" pode gerar dúvidas:
  
  Pessoal, tudo que chegar no protocolo deve ser registrado, inclusive documentos particulares - a diferença é que documento particular não será classificado.

• Gabarito Certo. 

  O companheiro erra em dizer 

  'Pessoal, tudo que chegar no protocolo deve ser registrado, inclusive documentos particulares - a diferença é que documento particular não será classificado" 

  Os documentos particulares não são registrados, nem classificados nem nada, só se mandam para o seu destinatário.