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Errado. Pelo contrário na fase de produção de documentos o arquivista devitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, ou seja, os documentos de um arquivo devem estar em um único exemplar.
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ERRADO de acordo com o principio da UNICIDADE = o arquivo não admite exemplares múltiplos, pois cada documento é criado ou recebido para cumprir uma missão específica por uma pessoa física ou jurídica. Cada documento possui um lugar único ao grupo o qual pertence. Existem as possibilidades de trabalharmos com vias ou cópias. As vias são documentos originais, endereçados para vários destinatários; as cópias são exemplares similares a um documento original. Porém tomemos cuidado! As vias são documentos originais, enquanto as cópias não são. Além disso, as cópias não podem ser utilizadas de forma indiscriminada, pois elas também possuem um lugar único no grupo documental
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Pessoal,
não concordo com o gabarito. Vou espor o porque e peço a gentileza de me avisarem se discordam (é só dar um toque com o link dessa questão, por favor).
Seguinte, concordo que pelo princípio da Unicidade cada registro documental assume um lugar único na estrutura a que pertence. Sem problemas. Mas, o que acontece se o arquivo pegar fogo? Não devo ter backups? Foi nisso que eu pensei. Eu tenho o original e depois faço a cópia. Ou seja, mais de um exemplar de um documento de arquivo.
Enfim, os comentários dos colegas estão bons, mas acho, na minha humilde opinião, que não resolve o porque dessa questão estar errada.
Na prova CESPE/2012/MPE - PI/Técnico Ministerial/Área Administrativa/Cargo 10, aqui no questão de concurso, não me lembro se eu copiei isto da questão ou de algum comentário:
"esse princípio não faz oposição à quantidade de cópias. Só pode existir, no entanto, um documento original". A questão não fala que existirão vários documentos originais.
Enfim, se alguém souber ou conseguir esclarecer melhor, fico grato pela ajuda.
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GABARITO : ERRADO
Conforme lições da VESTCON
Fonte:
http://www.ebah.com.br/content/ABAAAARj4AA/arquivologia
Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .
Veja que a questão fala "em regra", mas a regra é que seja apenas uma via.
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A resposta certa é ERRADO, devido ao princípio da UNIDADE.
Em relação ao comentário do colega Fábio, creio que a necessidade de backup se dá às informações contidas nos documentos pois a cópia do documento em si feriria o princípio da unidade.
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A Produção dever ser única ou ter uma quantidade limitada de cópias.
Quem tem vários exemplares é biblioteca!
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Unicidade: o arquivo não admite exemplares múltiplos, pois cada documento é criado ou recebido para cumprir uma missão específica por uma pessoa física ou jurídica. Cada documento possui um lugar único ao grupo o qual pertence.
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Na classificação e avaliação deve-se eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto documental. Dai ser desnecessário produzir mais de um exemplar, é a regra.
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Resposta errada
Pois documentos não há necessidade de outros exemplares , a não ser que seja necessário.
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Necessidades de outros exemplares é caracteristica de BIBLIOTECA e não de arquivos.
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Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um ÚNICO EXEMPLAR ou em LIMITADO número de cópias.
Fonte: Arquivologia para concursos. (Renato Valentini).
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Questão errada, outra ajuda a responder, vejam:
Prova: CESPE - 2011 - TRE-ES - Técnico Judiciário - Área Administrativa - Básicos Disciplina: Noções de Arquivologia | Assuntos: Conceitos fundamentais;
Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
GABARITO: CERTA.
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1.2. A Biblioteca
· possui documentos originados das atividades culturais e da
pesquisa científica, reunidos artificialmente em torno de seu
conteúdo, sob a forma de coleções;
· é um órgão colecionador, ou seja, define quais documentos
deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou
permuta;
· tem acervo formado por documentos múltiplos, isto é, com
muitos exemplares, produzidos por diversas fontes (livrarias, editoras,
empresas jornalísticas etc.);
· tem finalidades educativas, científicas e culturais;
· tem sua organização baseada em sistemas predeterminados
e universais, exigindo conhecimento do sistema e do conteúdo dos
documentos;
· referencia documentos isolados.
FONTE: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf9.pdf
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Hugo,seus comentários são inúteis,pelo amor de jah!!
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Não esquecer dos originais múltiplos, como as circulares.
;)
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REGRA : EXEMPLAR ÚNICO para arquivos
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Em regra, deve-se produzir um exemplar de um documento de arquivo.
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Em resumo: BIBLIOTECA X ARQUIVO
Biblioteca --> múltiplos exemplares;
Arquivo --> único exemplar ou limitado em número de cópias.
*** Anote, marque, vença.
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Gabarito: errado