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A tabela de temporalidade na tramitação dos documentos é utilizada na GESTÃO DE DOCUMENTOS e não no protocolo como diz a questão.
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Questão confusa, mas ao que parece o examinador quis cobrar em qual fase da gestão de documentos se encontra a tabela de temporalidade.
São três fases
- Produção;
- Utilização: Onde estão Protocolo, Organização e Arquivamento; e
- Destinação: Onde estão Análise, Avaliação e Destinação; Nesta fase que está inserida a tabela de temporalidade, portanto não abrange o protocolo.
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Questão confusa, mas ao que parece o examinador quis cobrar em qual fase da gestão de documentos se encontra a tabela de temporalidade.
São três fases
- Produção;
- Utilização: Onde estão Protocolo, Organização e Arquivamento; e
- Destinação: Onde estão Análise, Avaliação e Destinação; Nesta fase que está inserida a tabela de temporalidade, portanto não abrange o protocolo.
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ERRADO: Utiliza-se a tabela de temporalidade na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo.
CERTO: Utiliza-se a guia-fora na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo.
Guia-fora: Indicar os documentos que foram retirados do arquivo e facilitar o rearquivamento dos documentos.
Tabela de temporalidade:
Definir...
- prazos de guarda de documento nas fases correntes e intermediárias (não se usa tabela de temporalidade na fase permanente)
- destinação final (eliminação ou guarda permanente)
- alteração de suporte (digitalização ou microfilmagem - lembrando que apenas a microfilmagem possui validade jurídica)
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Gestão de documentos:
1) Produção (elaboração dos documentos em função das atividades da instituição)
2) Utilização (Protocolo + Expedição = Tramitação)
3) Destinação (Avaliação = atribui o valor dos documentos e cria a tabela de temporalidade ; Arquivamento)
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O erro da questão está em afirmar que é utilizada no protocolo, na verdade a tabela de temporalidade é um FERRAMENTA da gestão de documentos resultante da avaliação documental, devendo ser usada a partir da produção do arquivo. Basta lembrar da teoria das três idades, o arquivo pode ter o descarte ou transferência do corrente para o intermediário; descarte ou recolhimento entre corrente e intermediário para o permanente, aplicando-se assim a tabela para saber os prazo de guarda e a destinação final do documento.
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É simples, vejam:
Tramitação é o nome que se da aos documentos, após passarem pelo Protocolo, e seguem rumo ao seu destino DENTRO da organização.... vai de um lado pra outro, dentro do próprio órgão.
Em nenhum momento se utilizará a Tabela de Temporalidade aqui... porque essa tabela serva para mostrar o prazo (em anos) que os documentos devem permanecer no arquivo intermediário + o que fazer com ele depois desse prazo, ou seja, recolher p/ o arq. permanente ou destruí-lo.
O cara da banca tentou confundir os assuntos... mas é preciso ler bem devagar a salada de frutas que eles fazem com questões de arquivologia antes de responder a questão.
Bons estudos!
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Apesar de ter errado a questão, percebi que já deveria ter marcado errado ao me deparar com frase "tabela de temporalidade na tramitação", pois de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, traminação é "curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como trâmite ou movimentação", enquanto tabela de temporalidade(de acordo com o mesmo dicionário), é o "instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte, ou eliminação de documentos."
Como nossos colegas acima já disseram, a destinação é a 3ª fase da Gestão de Documentos, e SOMENTE nela a tabela de temporalidade será utilizada, e NUNCA na 2ª fase, que é a utilização.
RESUMO: tabela de temporalidade na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo NÃO EXISTE, pois tabela de temporalidade é usado APENAS na Destinação - este estando na 3ª fase da Gestão -, e NUNCA na tramitação de protocolo - que está na 2ª fase.
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A tabela de temporalidade não é ultilizada na Classificação? E pra mim estando dentro da Classificação, que é uma atividade do protocolo também faz parte do protocolo. Sei lá... rsrsrsrs errei essa
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ERRADO
A TTD apenas aponta os prazos em que o documento permanecerá em cada idade e sua destinação final
A tramitação é o percurso administrativo do documento, que é acompanhado pelo setor de protocolo
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Utiliza-se a guia-fora na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo.