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Dúvida
Essa anotação é feita a lápis e na frente do documento?
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Correto
SETOR DE PROTOCOLO
O setor de protocolo é reponsável pelo recebimento das correrpondências e demais documentos, pela protocolização e tramitação dos processos. Este setor é típico da fase corrente, pois é nessa fase que os documentos possuem grande tramitação. Assim, ele pode ser considerado a porta de entrada e saída de documentos de uma organização.
Dentre as atividades desenvolvidas no setor de protocolo encontra-se a Classificação. As atividades são:
Recebimento de documentos: é a porta de entrada de documentos vindo de terceiros na organização.
Esse recebimento pode dar-se por malote, correio ou balção, ou seja, centraliza todo o recebimento de documentação vinda de terceiros, destinadas a organização, por isso é considerada como uma porta de entrada de documentos.
Registro e Autuação: é o processo de protocolização.
Procedimento de cadastramento dos documentos em um sistema de controle, atribuindo a ele um número, chama-se esse processo protocolização. O setor de protocolos é responsável também pela autuação de documentos provenientes de setores da própria organização dando início a processos administrativos internos.
CLASSIFICAÇÃO: nessa etapa o protocolo efetua a indentificação e análise do assunto do documento, visando a classificá-lo de acordo com o plano de classificação da instituição. O documento receberá um código que corresponde ao tipo de assunto de que trata o documento, o código deverá ser anotado na primeira folha do documento.
OBS: Nessa etapa é permitido que os envelopes das correspondências sejam abertos para que o setor de protocolo possa efetuar a classificação efetiva dos documentos, isso salvo se os documentos possuírem caráter sigiloso.
Expedição e Distribuição: destina-se ao envio dos documentos, recebidos pelo setor de protocolo aos seus respectivos destinatários. Quando for de caráter interno será chamdo de distribuição, mas quando for direcionada a outra instituição será chamado de expedição.
Controle de movimentação: o setor de protocolo é responsável pela tramitação dos documentos, ou seja, identifica os setores por onde o documento passou. Esses dados são importantes para saber em que setor o documento encontra-se no momento e qual os últimos andamentos realizados.
Deus nos ilumine...
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Correto galera... Peguei aqui um material legal sobre MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método Ideográfico (Por Assunto)
O método ideográfico é aquele que separa os documentos por assunto. Não existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à Biblioteconomia - Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, onde os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.
A elaboração do plano de classificação exigirá um estudo completo da organização (suas finalidades, funcionamento etc.), além de um levantamento minucioso da documentação arquivada por esta. Tomemos como exemplo alguns códigos de classificação com respectivos assuntos constantes no plano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e sugerido às instituições públicas do poder Executivo Federal:
012.3 – Campanhas institucionais
022.11 – Cursos promovidos pela instituição
024.111 – Salário-família
025 – Apuração de Responsabilidade
034.1 – Controle de estoque
042 – Manutenção de Veículos
Este Plano de Classificação servirá de base para a Tabela de Temporalidade, que indicará os prazos de guarda e a destinação final de cada documento. Desta forma, a ordenação ideográfica, quando combinada com a cronológica, facilitará a etapa de eliminação, transferência ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com sua temporalidade definida na Tabela em questão. Na prática, os documentos serão classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus códigos de classificação (a lápis), que servirá para identificar o prazo de guarda e a destinação final de cada um.
Fonte: Apostila VESTCON, Noções técnicas de Arquivo
Caso queiram essa Apostila, me adicionaem como amigo que mando por e-mail...
Bons estudos!!!!!!!
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Peraí, lendo os comentários acima, percebe-se, esse código só é anotado quando a classificação do documento for POR ASSUNTO??
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POXA VIDA...QUANDO A GENTE APRENDE NA PRÁTIA E DEPOIS VAI PRA TEORIA É UMA ME#@A. NO ÓRGÃO QUE TRABALHO, CADA SETOR FAZ SUA PRÓPRIA TRAMITAÇÃO. O PROTOCOLO TAMBÉM NÃO RECEBE TODOS OS DOCUMENTOS.... ETA TÔ TODO CONFUZO...
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mais uma questão mal elaborada, ambígua.
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"anotar no próprio documento".... aff...
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a questão leva em conta só os documentos em suporte papel.
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e se o documento for um raio-X ou estiver num pen-drive?
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sem falar em outros documentos que podem vir em suporte onde não há como escrever nada nele.
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vou anotar no pen-drive o código?
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temos que adivinhar qual documento o examinador tava pensando quando elaborou essa questão.
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no mínimo, pra ficar menos ambígua, a questão deveria ser assim: "sempre que possível, anotar o código no próprio documento".
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Rrservidor,
Para resolver as questões de arquivologia, deve-se considerar os documentos textuais, a não ser que venha explicitado na questão, documentos de outro gênero.
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Questão correta, outra ajuda a responder, vejam:
Prova: CESPE - 2011 - EBC - Técnico - Administração Disciplina: Noções de Arquivologia | Assuntos: Classificação;
O plano de classificação é operacionalizado por um código de classificação, que consiste na tradução do nome da unidade de classificação, o que facilita a aplicação da classificação.
GABARITO: CERTA.
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QUESTÃO CERTA.
VER CONCEITOS DE CLASSIFICAÇÃO DO DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, PÁGINA 48.
"CLASSIFICAÇÃO:
1 Organização dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
2 Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
3 Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança. Ver também desclassificação, documento classificado e documento sigiloso."
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A classificação de documentos é feita com base no código ou plano de classificação, elaborado pela equipe de avaliação de documentos e em vigor na instituição.
Esse plano deve ser abrangente (considerar todas as atividades e assuntos tratados na instituição) e flexível (permitir alterações sem causar grandes transtornos ou prejuízos).
A classificação é feita anotando-se o código correspondente ao assunto ou função no canto superior do documento, preferencialmente à lápis, para facilitar a organização física e lógica dos documentos, bem como identificar a quais outros ele está relacionado.
Portanto o item está correto.
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Professor:
A classificação de documentos é feita com base no código ou plano de classificação, elaborado pela equipe de avaliação de documentos e em vigor na instituição.
Esse plano deve ser abrangente (considerar todas as atividades e assuntos tratados na instituição) e flexível (permitir alterações sem causar grandes transtornos ou prejuízos).
A classificação é feita anotando-se o código correspondente ao assunto ou função no canto superior do documento, preferencialmente à lápis, para facilitar a organização física e lógica dos documentos, bem como identificar a quais outros ele está relacionado.
Portanto o item está correto.
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Gabarito: CERTO
.... na 1ª folha, preferencialmente à lápis nº 2.