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A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a utilização e a destinação.
A fase de produção é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.
A fase de utilização é a onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário).
A fase de destinação é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o ?recolhimento? para o arquivo permanente.
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Gabarito errado
GESTÃO DE DOCUMENTOS Consideramos Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eli-minação ou recolhimento para a guarda permanente, com base na Lei n 8.159, de 08/01/1991.
Desta conceituação podemos destacar as quatro fases básicas da gestão de documentos: Produção – Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Utilização – Esta fase inclui as atividades de produtos (recebimentos, classificação, registro, distribuição e tramitação); de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediá-ria . Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à re-cuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou ci-entíficas das instituições. Avaliação – É talvez a mais complexa das três fases de gestão de documentos, desenvolvida mediante aná-lise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por te-rem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. Destinação de documentos – Imediatamente após a conferência da documentação transferida, deve ser providenciada a sua limpeza e, se necessário, a sua desinfestação. Os documentos transferidos aos arqui-vos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. A transferência e o recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e objetivam racionalizar os trabalhos, facilitando o arquivamento e localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais.
Em suma, o erro da questão é afirma que tem a fase incorporação
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Macete: PUAD - Produção, Utilização, Avaliação e Destinação!
Fonte: Arquivologia Facilitada (para Concursos).
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Gestão de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.Também chamado administração de documentos.
Incorporação
Adição de documentos a um fundo ou coleção já sob custódia. Também chamada acréscimo de acervo.
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As fases da gestão de documentos são a produção, a utilização e a destinação. Cada uma delas engloba uma série de atividades características do funcionamento da gestão de documentos.
A fase de produção engloba atividades da implantação do sistema de gestão de documentos: estudos, análises, elaboração de normas e padrões, definição de ferramentas e métodos, multiplicação de conhecimentos, etc.
A fase de utilização engloba atividades a serem realizadas após a produção de documentos: empréstimo, consulta, arquivamento, distribuição, expedição, etc.
A fase de destinação engloba atividades a serem realizadas após o uso dos documentos: avaliação, eliminação, recolhimento, etc.
Não há fase de incorporação na gestão de documentos, portanto o item está incorreto.
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Não existe a fase "incorporação" no programa de gestão de documentos.
É só mais uma linguiça que o examinador bota pra nos confundir. O pior é que algumas vezes ainda erramos kkkkkkkkkkk
Aprendi uma coisa interessante fazendo questões do CESPE: se nunca ouviu falar da palavra ou expressão, ou se esta é incoerente ou estranha ao assunto, não duvide de seu conhecimento, provavelmente a questão está errada. Assim, você evita essas "linguiças" que a banca joga nos candidatos.
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Gabarito: errado
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As fases da gestão de documentos são: P U D
--> produção
--> utilização
--> destinação
Atenção: o código de classificação de documentos de arquivos é elaborada na fase de utilização.
Acerca da destinação, somente dois destinos são possíveis para o documento: a eliminação na fase corrente ou na fase intermediária; ou, o recolhimento para arquivo permanente.
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Resolução: pessoa, lembra do PUD e PUTAA. Nem no programa geral e nem no programa completo temos incorporação. Incorporação é outra coisa e eu vou colocar aqui para você saber, se já não sabe.
Incorporação, segundo o DBTA é a adição de documentos a um fundo ou coleção já sob custódia. Também chamada de acréscimo de acervo.
Resposta: errada
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ERRADÍSSIMO
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Direto ao ponto!
A incorporação (Em toda a matéria de GESTÃO, nunca li isso em materiais ou questões) é considerada uma das fases (Não existe essa fase) mais importantes de um programa de gestão de documentos.
GABARITO: ERRADO