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LETRA CORRETA C)
NA "GESTÃO DE DOCUMENTOS" HÁ 3 FASES:
1- PRODUÇÃO
2- UTILIZAÇÃO
3- AVALIAÇÃO
na 2º fase, na utilização, refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Essa fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protoco e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, ou seja, conservação.
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Gabarito C
Utilização – Esta fase inclui as atividades de produtos (recebimentos, classificação, registro, distribuição e tramitação); de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária . Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
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LETRA C
Fases da gestão documental:
P ........................Produção
U ........................Utilização
D .........................Destinação
2ª fase - Utilização: "refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento da sua função administrativa. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização, preservação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação(...)"
Preservação: Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a PROTEÇÃO do patrimônio documental.Deve ocorrer não só na 2ª fase, mas em todo o processo de gestão documental.
Conservação: É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de PREVENÇÃO. É um procedimento prático aplicado na preservação. A técnica de conservação está relacionada às atividades dos arquivos permanentes, ou seja, aqueles que já foram recolhidos e que guardam valor histórico.
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As fases básicas da gestão documental são:
- Produção: os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se dessa forma, que sejam elaborados documentos não essenciais, visando assim a diminuição do volume a ser manuseado.Isso tudo facilita o controle da massa documental.
- Utilização: diz respeito ao fluxo documental, sendo importante para a elaboração de instrumentos de classificação evitando-se assim a burocratização das atividades;
- Avaliação e Destinação dos Documentos:constitui a fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.
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LETRA C
RESPONDENDO USANDO JUSTIFICATIVA DO CESPE (PROVA PF/2014)
JUSTIFICATIVA - A elaboração do plano de classificação acontece na segunda fase do programa de gestão de documentos, conhecida como Utilização e Conservação.
http://www.cespe.unb.br/concursos/dpf_13_administrativo/arquivos/DPF14_002_04.pdf
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Para fixar o conceito:
Q292386 - ANP 2013
A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização de programa de gestão de documentos. (Gab: certo)
Corrigindo a questão:
A) Destinação (Avaliação e destinação)
D) Difusão (Não está em nenhuma fase da gestão de documentos)
C) Utilização e conservação GABARITO
D) Criação (Produção)
E) Produção (Produção)
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Gabarito: C
A elaboração do Código de Classificação de documentos acontece na fase de Utilização
A elaboração da Tabela de Temporalidade de documentos acontece na fase de Avaliação
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→ Utilização (ou “Utilização e conservação”):
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.