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A gestão de documentos envolve 3 fases básicas:1ª Fase (Produção)Deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. 2ª Fase (Utilização)Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.3ª Fase (Avaliação e Destinação)Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente
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A Lei 8.159/91, em seu parágrafo 3o define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente .Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituição, de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estará inserida na gestão de documentos.A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.A gestão de documentos tem os seguintes objetivos:• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; • garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; • assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica; • assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação; • contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
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CORRETO
O conjunto de procedimentos relacionados a produção, utilização , destinação, arquivamento, avaliação e análise, incluindo as atividades de protocolo até
as tarefas de eliminação ou recolhimento estão relacionadas a gestão de documentos.
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
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A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos, operações e técnicas que tem como objetivo controlar o fluxo de documentos desde sua produção ou recebimento até a sua expedição ou destinação, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Portanto o item está correto.
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Gestão de documentos: Conjunto de procedimento e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.